Consentimiento para el procesamiento de datos personales de un solicitante de empleo y un empleado

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Las disposiciones del Código Laboral son la base para el procesamiento de datos personales de empleados y solicitantes de empleo. Ha sido actualizado recientemente. La razón de estos cambios fue la necesidad de una mayor transparencia y la adaptación de las disposiciones nacionales al GDPR. ¿Se requiere consentimiento para el procesamiento de datos personales del solicitante de empleo y del empleado?

¿Cuándo se requiere el consentimiento para el procesamiento de datos personales de un solicitante de empleo?

Cuando hablamos de los datos personales de un solicitante de empleo, nos referimos principalmente a la información que proporciona en su CV o carta de presentación. El Código Laboral indica directamente qué datos debe obtener el empleador. No se requiere consentimiento para obtenerlos. Este grupo incluye:

  • nombre (nombres) y apellido;

  • fecha de cumpleaños;

  • datos de contacto proporcionados por el solicitante de empleo.

Además de lo anterior, el empleador también puede requerir información sobre:

  • educación;

  • calificaciones profesionales;

  • el curso del empleo anterior.

Los últimos tres grupos de información pueden ser procesados ​​por el empleador solo si es necesario para realizar un trabajo de cierto tipo o en un puesto específico.

Ejemplo 1.

El emprendedor busca una persona para el cargo de gerente de producción. Es obvio que se espera que tenga las calificaciones adecuadas, a menudo altas. Por lo tanto, la solicitud de información que confirme estas calificaciones (incluida la educación y el historial laboral anterior) está justificada y no requiere consentimiento.

Por otro lado, las disposiciones del Código de Trabajo también permiten el procesamiento de otros datos personales de la persona que solicita empleo, en base al consentimiento. No se puede olvidar una condición muy importante. Bueno, la negativa del solicitante a dar su consentimiento o su retiro puede no ser la base para un tratamiento desfavorable del solicitante de empleo y no puede causar ninguna consecuencia negativa para él / ella. En primer lugar, no puede ser motivo de denegación de empleo.

Ejemplo 2.

El empleador busca recepcionista. Dado que cree que la aparición de un empleado contactando directamente con el cliente es de gran importancia, requiere absolutamente que los candidatos incluyan una foto en su CV, y así consientan el procesamiento de su imagen. Es ilegal hacerlo. Por otro lado, estaría permitido publicar una foto de forma completamente voluntaria y no implicaría ningún tipo de discriminación contra los candidatos que no subieron la foto.

El procesamiento de datos personales sobre la base del consentimiento puede tener lugar sobre la base de:

  • datos proporcionados por el solicitante de empleo a solicitud del empleador

  • o datos personales proporcionados al empleador a iniciativa del solicitante de empleo.

Es posible que el consentimiento no se aplique a datos relacionados con antecedentes penales y violaciones de la ley. El empleador solo puede procesar dicha información si se lo indica claramente la ley. Esto se aplica a un grupo muy reducido de empresarios (por ejemplo, que prestan servicios de detectives).

Datos personales del empleado: ¿cuándo se requiere el consentimiento?

Cuando un solicitante de empleo se convierte en empleado, el empleador está sujeto a una serie de obligaciones legales que resultan de entablar una relación laboral. Para implementarlos de manera efectiva, el empleador debe tener acceso a una gama de información más amplia que la obtenida durante el proceso de contratación. El catálogo de datos para los que no se requiere consentimiento es el siguiente:

  • Dirección;

  • Número PESEL y, en su defecto, el tipo y número del documento que confirma la identidad;

  • otros datos personales del empleado, así como datos personales de los niños y otros miembros de su familia inmediata (si es necesario proporcionar dichos datos debido al uso del empleado de los derechos especiales previstos en la legislación laboral);

  • educación y curso de empleo anterior (si no había base para su solicitud de la persona que solicita empleo);

  • número de cuenta de pago (si el empleado no ha presentado una solicitud de pago de la remuneración personalmente).

Además de lo anterior, como en el caso de los solicitantes de empleo, el empleador puede procesar otros datos sobre la base del consentimiento expresado por el empleado. Por lo tanto, se requiere el consentimiento del empleado cada vez que el empleador quiera procesar datos que vayan más allá del catálogo de datos cerrado presentado anteriormente.

Condiciones para obtener el consentimiento vinculante del empleado

Para que el consentimiento se considere vinculante, debe cumplir varias condiciones. Debería ser:

  • voluntario;

  • consciente

  • específico;

  • demostración inequívoca de voluntad.

En el caso de la relación empleador-empleado, el mayor desafío para el empleador es garantizar que el consentimiento se otorgue libremente. El empleador sigue siendo el lado más fuerte hacia el empleado, por lo que se supone que tiene muchas posibilidades de influir en el empleado. El Grupo de Trabajo del Art. 29 (ahora la Junta Europea de Protección de Datos), que indica que es poco probable que el interesado pueda negar a su empleador el consentimiento para el procesamiento de datos sin experimentar el temor o un riesgo real de efectos nocivos como resultado de la negativa .

Por la razón anterior, el empleador debe tener mucho cuidado con el procesamiento de los datos personales de los empleados sobre la base del consentimiento. Cada vez debe probar que se expresó voluntariamente.

Ejemplo 3.

El director de un jardín de infancia privado, con el fin de realizar una campaña de marketing, tiene la intención de fotografiar a los empleados durante un evento cultural organizado en el jardín de infancia. Las fotos se publicarán en el sitio web. El director permite a los empleados que no quieren compartir su imagen ir más allá del encuadre en el momento del rodaje. Si no hay restricciones por este motivo, el procesamiento de la imagen del empleado puede basarse en el consentimiento. Las restricciones mencionadas en el ejemplo deben entenderse de manera muy amplia. Estas pueden ser acciones claramente desfavorables para el empleado, como la privación de una bonificación o el despido, pero también pueden ser acciones con consecuencias mucho menos graves, como la planificación de horarios desfavorable para el empleado.

Procesamiento de datos confidenciales de un solicitante de empleo y un empleado basado en el consentimiento

Los datos sensibles (denominados categorías especiales de datos en el RGPD) son datos relacionados con el origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud, sexualidad u orientación sexual. También son datos genéticos y biométricos. Están sujetos a restricciones especiales con respecto a su procesamiento.

Todos los datos anteriores (excepto los datos biométricos, que se analizarán más adelante) pueden procesarse con el consentimiento del empleado. La principal diferencia entre datos ordinarios y sensibles es que de conformidad con el art. 9 del RGPD, el consentimiento para los datos sensibles debe expresarse "explícitamente".

Ejemplo 4.

El solicitante de empleo incluye información sobre sus rasgos de carácter o intereses en el CV. Al tratarse de datos ordinarios, el empleador no tiene que solicitar un consentimiento adicional para su tratamiento. Se puede suponer que el consentimiento se dio mediante el envío voluntario de un CV.

El solicitante de empleo incluye información en el CV de que tiene una enfermedad incurable y, por lo tanto, debe contar con condiciones especiales de trabajo. Dado que se trata de información sobre el estado de salud y está clasificado como datos sensibles, el empleador debe solicitar el consentimiento preciso y por escrito del candidato para el tratamiento de los datos relacionados con su estado de salud.

Además, el Código Laboral impone otra condición en cuanto al tratamiento legal de datos de empleados sensibles. El consentimiento del solicitante de empleo o del empleado puede constituir la base para el procesamiento de datos personales sensibles por parte del empleador solo si su transferencia se lleva a cabo por iniciativa de estas personas.

Ejemplo 5.

Está permitido que el empleado informe al empleador sobre su estado de salud por iniciativa propia debido a las condiciones de trabajo específicas. El empleador, tras obtener su consentimiento expreso, podrá tratar estos datos.

Es inaceptable que el empleador, para gestionar a los empleados de forma más eficaz, fomente el suministro de información sobre el estado de salud. Tal acción no será legal, incluso si se cumple la condición de libre consentimiento.

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Procesamiento de datos biométricos de empleados

Los datos biométricos son los datos personales que resultan de un procesamiento técnico especial y que se relacionan con las características físicas, fisiológicas o de comportamiento de una persona física y permiten o confirman que la persona está identificada de manera única (por ejemplo, una imagen facial o datos dactiloscópicos).

Aunque el RGPD trata los datos biométricos como un tipo de datos sensibles, se han separado de este catálogo en el Código Laboral. Bajo las condiciones legales vigentes, el empleador puede procesar datos biométricos sin el consentimiento del empleado, si es necesario proporcionar dichos datos debido al control de acceso a información particularmente importante, cuya divulgación puede exponer al empleador a daños, así como en el caso de acceso a habitaciones que requieran protección especial.

Sin embargo, el empleador debe recordar permitir que solo las personas con una autorización por escrito procesen dichos datos. Están obligados a mantenerlos en secreto.

Resumen

El empleador puede procesar datos ordinarios de empleados y solicitantes de empleo que vayan más allá del catálogo de datos especificado en el Código del Trabajo sobre la base del consentimiento. Los datos sensibles (no biométricos) solo pueden procesarse sobre la base del consentimiento explícito y solo por iniciativa del empleado o solicitante de empleo. Los datos biométricos de los empleados pueden procesarse sin su consentimiento después de que ocurran circunstancias relacionadas con el sistema de seguridad de información particularmente importante. Los datos biométricos de los solicitantes de empleo se pueden procesar en las mismas condiciones que otros datos confidenciales. Los datos relacionados con condenas y delitos penales no pueden procesarse sobre la base del consentimiento.