Reglas para almacenar facturas con IVA emitidas en forma de archivo PDF

Impuesto De Servicio

INTERPRETACIÓN INDIVIDUAL IBPP2 / 443-491 / 11 / ASz 12.07.2011 Cámara de impuestos en Katowice

Basado en el artículo. 14b § 1 y § 6 de la Ley de 29 de agosto de 1997 - Ordenanza Tributaria (texto consolidado Diario de Leyes de 2005, No. 8, artículo 60, según enmendado) y § 2 y § 5 del Reglamento del Ministro de Finanzas de 20 de junio de 2007 sobre la autorización para emitir interpretaciones de la ley tributaria (Boletín Legislativo No. 112, artículo 770, según enmendada). El Director de la Cámara Tributaria de Katowice, actuando en representación del Ministro de Finanzas, declara que el La posición del solicitante presentada en la solicitud de 28 de marzo de 2011 (fecha de recepción el 12 de abril de 2011) para una interpretación escrita de la ley tributaria con respecto al impuesto al valor agregado en lo que respecta a la corrección del almacenamiento de facturas electrónicas - es correcta.

JUSTIFICACIÓN

El 12 de abril de 2011, el mencionado Solicitud de una interpretación escrita de las disposiciones de la ley tributaria en un caso individual en relación con el impuesto sobre bienes y servicios con respecto a la corrección del almacenamiento de facturas electrónicas.

El siguiente evento futuro se presenta en la presente solicitud:

El solicitante (en adelante también la Sociedad) es un contribuyente activo del IVA. El Solicitante emite facturas con IVA por la venta de bienes y la prestación de servicios. Todas las facturas emitidas por la Compañía se emiten en papel. Los principales destinatarios de la Sociedad son los contribuyentes del IVA que desarrollan su actividad empresarial. La empresa emite varios miles de facturas con IVA anualmente. Las facturas se emiten a través de un sistema informático integrado.

La emisión de una factura a través de un sistema informático integrado está asociada al reconocimiento automático de la factura en el sistema contable y en el registro del impuesto sobre la renta. Luego de emitir la factura, el sistema almacena permanentemente en sus bases de datos registros que permiten la identificación de la factura emitida, monto de la factura, fecha de la factura y datos identificativos del destinatario de la factura. Además, el sistema le permite volver a imprimir la factura en cualquier momento o guardarla como un archivo PDF. En el sistema informático integrado se emite la factura, es decir, comienza a existir en este sistema en el momento en que se presiona el botón mostrar. Algunos de los clientes de la Compañía desean recibir facturas emitidas por la Compañía de manera electrónica en el formato PDF creado automáticamente por la aplicación al momento de emitir la factura, conforme a la norma ISO 32000-1: 2008, que se puede leer usando Acrobat Reader o otra herramienta dedicada. El resto de los contratistas, sin embargo, aún desea recibir facturas en papel.

La empresa quiere ahorrar en los costos de impresión y archivo de las facturas de venta emitidas, planea almacenar copias de todas las facturas emitidas solo en formato electrónico en archivos PDF creados automáticamente por la aplicación en el momento de emitir la factura, o en una herramienta dedicada para escanear documentos en papel, sin interferencia del usuario en el contenido de los documentos almacenados y leídos utilizando el programa informático Acrobat Reader u otra herramienta dedicada, que cumpla con la norma ISO 32000-1: 2008. Como resultado de lo anterior, para los clientes que deseen recibir facturas en formato electrónico, la Compañía emitirá una factura en un archivo PDF, que se enviará al contratista por correo electrónico o se pondrá a disposición del cliente en el sitio web de la Compañía. Por otro lado, para los clientes que deseen recibir facturas en papel, la Compañía emitiría la factura original en versión papel, mientras que una copia de la factura representando una imagen de la factura en papel se emitiría en versión electrónica, también en Formato PDF.

Todas las copias de las facturas emitidas se almacenarían en formato PDF en el sistema financiero y contable. Las facturas emitidas se almacenarían en formato PDF desglosadas en períodos de informe. Las facturas descritas anteriormente no tendrían una firma electrónica segura y no se enviarían en formato EDI.

El sistema de TI integrado propiedad de la Compañía garantiza un alto nivel de seguridad de los datos. Este sistema imposibilita la modificación de las facturas emitidas. La empresa cuenta con procedimientos internos de protección y seguridad de datos destinados a proteger los datos financieros y contables contra pérdida o destrucción.

Cada factura con IVA emitida por la Compañía recibe un número único cuando es emitida por el sistema informático integrado. Gracias a este número, la factura se puede encontrar en el sistema en cualquier momento y se puede volver a imprimir, por ejemplo, a petición de las autoridades fiscales. La autenticidad del origen de las copias de facturas guardadas en archivos PDF se aseguraría imponiendo un número único de cada factura y guardando sus datos en las bases de datos del sistema contable, la integridad del contenido se aseguraría al guardar la factura en Formato PDF.En cualquier momento, a solicitud de las autoridades pertinentes, el acceso a estas facturas se proporcionaría a través de una estación de trabajo informática separada con un programa financiero y contable instalado. También sería posible encontrar facturas fácilmente a través del sistema financiero y contable, en el que las facturas ordenadas por número se almacenarían desglosadas en períodos de liquidación.

Por tanto, se formuló la siguiente pregunta:

¿El método descrito anteriormente para almacenar todas las copias de las facturas de venta emitidas en archivos PDF cumple con las disposiciones aplicables del impuesto sobre bienes y servicios?

En opinión del Solicitante, el método de almacenamiento de copias de todas las facturas emitidas (tanto aquellas cuyo original se emitió en formato PDF como aquellas cuyo original se emitió en versión impresa) que se presenta en la descripción del evento futuro solo en el archivo PDF cumple con las disposiciones sobre impuestos sobre bienes y servicios.

A la luz del estatus legal aplicable, la posición del Solicitante sobre la evaluación legal del evento futuro presentado se considera correcta.

De acuerdo con el Art. 106 seg. 1 de la Ley de 11 de marzo de 2004 sobre el impuesto sobre bienes y servicios (Boletín Legislativo N ° 54, artículo 535, según enmendada), en adelante denominada Ley del IVA, los contribuyentes a que se refiere el art. 15, están obligados a emitir factura indicando, en particular, la venta, fecha de venta, precio unitario sin impuesto, base imponible, tipo y monto impositivo, monto del derecho y los datos del contribuyente y del comprador, sujeto a Párrafo 2. 1a, 2, 4 y 5 y artículo. 119 párrafo. 10 y art. 120 párrafo dieciséis.

El 17 de diciembre de 2010 el Ministro de Hacienda dictó ordenanza sobre el envío de facturas en formato electrónico, las reglas para su almacenamiento y el procedimiento para ponerlas a disposición de la autoridad tributaria o autoridad de control fiscal (Boletín Legislativo No. 249, artículo 1661). .

De conformidad con § 3 sec. 1 del citado reglamento, las facturas podrán ser enviadas, incluso puestas a disposición, en formato electrónico en cualquier formato electrónico, siempre que el destinatario de la factura haya aprobado previamente este método de envío de facturas, en adelante denominado "aceptación". La aceptación o su retiro puede expresarse por escrito o en forma electrónica (§ 3 (2) del Reglamento). El concepto de autenticidad del origen de una factura, de conformidad con el § 2 párr. 1 punto 1 de la cotización del reglamento - significa certeza en cuanto a la identidad de la persona que entrega los bienes, el proveedor de servicios o el emisor de la factura. Sin embargo, debido a la integridad del contenido de la factura, de conformidad con el § 2 sec. 1 punto 2 de la cotización del reglamento - se entiende que los datos que deben incluirse en la factura no han sido modificados en la factura.

De conformidad con § 2 sec. 2 del reglamento citado, se preserva la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en particular cuando se utiliza:

  1. una firma electrónica segura en el sentido del art. 3 punto 2 de la Ley de 18 de septiembre de 2001 sobre firma electrónica (Revista Legislativa N ° 130, artículo 1450, según enmendada), verificada con certificado calificado válido, o
  2. intercambio electrónico de datos (EDI) de acuerdo con el contrato sobre el Modelo Europeo de Intercambio Electrónico de Datos, donde el contrato celebrado relativo a este intercambio prevé la aplicación de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen de la factura y la integridad de sus datos.

Los métodos mencionados anteriormente para garantizar las características de la factura en cuestión son solo un cálculo ejemplar, lo que significa que el contribuyente podrá aplicar cualquier otro medio para garantizar la autenticidad e integridad de la factura, incluyendo envío de facturas en forma de archivo PDF.

De conformidad con el § 6 del citado reglamento, las facturas enviadas electrónicamente se almacenan desglosadas en períodos de liquidación de cualquier forma que garantice:

  1. la autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad de estas facturas desde el momento de su emisión hasta la expiración del plazo de prescripción de la responsabilidad tributaria;
  2. fácil de encontrar;
  3. la autoridad tributaria o la autoridad de inspección tributaria previa solicitud, de acuerdo con regulaciones separadas, acceso inmediato a las facturas.

De conformidad con el § 9 del reglamento antes mencionado, la aceptación para la emisión y envío de facturas en formato electrónico, expresada sobre la base de las disposiciones existentes, sigue siendo válida a los efectos de la aplicación del § 3 párr. 1.

El 1 de enero de 2011, el Reglamento del Ministerio de Hacienda de 28 de noviembre de 2008 sobre la devolución de impuestos para ciertos contribuyentes, la emisión de facturas, el método de almacenamiento y la lista de bienes y servicios a los que se aplica la exención del impuesto sobre bienes y servicios no aplica (Boletín Legislativo No. 212, artículo 1337, según enmendada).

Reglamento del Ministerio de Hacienda de 9 de diciembre de 2010 por el que se modifica el reglamento sobre devolución de impuestos a determinados contribuyentes, emisión de facturas, su almacenamiento y la relación de bienes y servicios a los que no se aplica la exención del IVA (Boletín Legislativo N ° 244, artículo 1627 ) seg. 2 § 19 del reglamento del Ministerio de Hacienda de 28 de noviembre de 2008. Por lo tanto, a partir del 1 de enero de 2011, se permitió emitir facturas sin marcarlas con las palabras "original" y "copia".

Al mismo tiempo, el § 21 del citado reglamento de 28 de noviembre de 2008 fue reemplazado por el siguiente:

  1. Los contribuyentes deben almacenar facturas y facturas correctivas, así como duplicados de estos documentos, hasta que expire la obligación tributaria.
  2. Los contribuyentes conservan las facturas, las facturas de corrección y los duplicados de estos documentos, desglosados ​​en períodos contables, de cualquier forma que garantice:
    • la autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad de estas facturas desde el momento en que se emiten hasta que expira la obligación tributaria,
    • fácil de encontrar,
    • la autoridad tributaria o la autoridad de inspección tributaria previa solicitud, de acuerdo con regulaciones separadas, acceso inmediato a las facturas y, en el caso de las facturas almacenadas en forma electrónica, permitiendo que estas autoridades también procesen los datos contenidos en las mismas
  3. La autenticidad del origen mencionada en el párrafo 2, punto 1, significa certeza en cuanto a la identidad del proveedor de bienes o proveedor de servicios o el emisor de la factura.
  4. La integridad del contenido mencionado en el párrafo 2, punto 1, significa que los datos que deben incluirse en la factura no han sido modificados en la factura.

La regulación anterior también se ha mantenido sin cambios en el § 21 de la nueva ley, es decir, el Reglamento del Ministerio de Finanzas de 28 de marzo de 2011 sobre devoluciones de impuestos a ciertos contribuyentes, emisión de facturas, su almacenamiento y la lista de bienes y servicios a los que el no aplica exención de impuesto impuesto sobre bienes y servicios (Boletín Legislativo No. 68, ítem 360).

El evento futuro presentado muestra que el Solicitante (en adelante también la Compañía) es un contribuyente activo del IVA. El Solicitante emite facturas con IVA por la venta de bienes y la prestación de servicios. Todas las facturas emitidas por la Compañía se emiten en papel. Los principales destinatarios de la Sociedad son los contribuyentes del IVA que desarrollan su actividad empresarial. La empresa emite varios miles de facturas con IVA anualmente. Las facturas se emiten a través de un sistema informático integrado. La emisión de una factura a través de un sistema informático integrado está asociada al reconocimiento automático de la factura en el sistema contable y en el registro del impuesto sobre la renta. Luego de emitir la factura, el sistema almacena permanentemente en sus bases de datos registros que permiten la identificación de la factura emitida, monto de la factura, fecha de la factura y datos identificativos del destinatario de la factura. Además, el sistema le permite volver a imprimir la factura en cualquier momento o guardarla como un archivo PDF. En el sistema informático integrado se emite la factura, es decir, comienza a existir en este sistema en el momento en que se presiona el botón mostrar. Algunos de los clientes de la Compañía desean recibir facturas emitidas por la Compañía de manera electrónica en el formato PDF creado automáticamente por la aplicación al momento de emitir la factura, conforme a la norma ISO 32000-1: 2008, que se puede leer usando Acrobat Reader o otra herramienta dedicada. El resto de los contratistas, sin embargo, aún desea recibir facturas en papel. La empresa quiere ahorrar en los costos de impresión y archivo de las facturas de venta emitidas, planea almacenar copias de todas las facturas emitidas solo en formato electrónico en archivos PDF creados automáticamente por la aplicación en el momento de emitir la factura, o en una herramienta dedicada para escanear documentos en papel, sin interferencia del usuario en el contenido de los documentos almacenados y leídos utilizando el programa informático Acrobat Reader u otra herramienta dedicada, que cumpla con la norma ISO 32000-1: 2008.

Como resultado de lo anterior, para los clientes que deseen recibir facturas en formato electrónico, la Compañía emitirá una factura en un archivo PDF, que se enviará al contratista por correo electrónico o se pondrá a disposición del cliente en el sitio web de la Compañía. Por otro lado, para los clientes que deseen recibir facturas en papel, la Compañía emitiría la factura original en versión papel, mientras que una copia de la factura representando una imagen de la factura en papel se emitiría en versión electrónica, también en Formato PDF. Todas las copias de las facturas emitidas se almacenarían en formato PDF en el sistema financiero y contable. Las facturas emitidas se almacenarían en formato PDF desglosadas en períodos de informe.

Las facturas descritas anteriormente no tendrían una firma electrónica segura y no se enviarían en formato EDI. El sistema de TI integrado propiedad de la Compañía garantiza un alto nivel de seguridad de los datos. Este sistema imposibilita la modificación de las facturas emitidas. La empresa cuenta con procedimientos internos de protección y seguridad de datos destinados a proteger los datos financieros y contables contra pérdida o destrucción. Cada factura con IVA emitida por la Compañía recibe un número único cuando es emitida por el sistema informático integrado. Gracias a este número, la factura se puede encontrar en el sistema en cualquier momento y se puede volver a imprimir, por ejemplo, a petición de las autoridades fiscales. La autenticidad del origen de las copias de facturas guardadas en archivos PDF se aseguraría imponiendo un número único de cada factura y guardando sus datos en las bases de datos del sistema contable, la integridad del contenido se aseguraría al guardar la factura en Formato PDF. En cualquier momento, a solicitud de las autoridades pertinentes, el acceso a estas facturas se proporcionaría a través de una estación de trabajo informática separada con un programa financiero y contable instalado. También sería posible encontrar facturas fácilmente a través del sistema financiero y contable, en el que las facturas ordenadas por número se almacenarían desglosadas en períodos de liquidación.

Teniendo en cuenta las disposiciones antes mencionadas, cabe señalar que la normativa legal vigente permite la posibilidad de almacenar copias de las facturas en papel o en formato electrónico. También se permite almacenar facturas emitidas en papel o en formato electrónico en formato electrónico. Tales actividades son equivalentes en consecuencias fiscales al almacenamiento de facturas en papel, siempre que se garantice la autenticidad de origen y la integridad del contenido de las facturas a que se refiere la ordenanza del Ministro de Hacienda antes mencionada.

La factura almacenada por el expositor y recibida por el comprador debe ser idéntica en cuanto al contenido, es decir, la información contenida en la factura, y el emisor y el comprador deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de estas facturas desde el momento de su emisión hasta el vencimiento del plazo de prescripción de la obligación tributaria y fácil localización, también a solicitud de la autoridad tributaria.

Por lo tanto, el método de almacenar copias de todas las facturas emitidas (tanto aquellas cuyo original fue emitido en formato PDF como aquellas cuyo original fue emitido en versión papel) solo en un archivo PDF, siempre que la autenticidad de origen y la integridad del contenido de la Las facturas en cuestión están aseguradas, serán consistentes con la normativa de IVA aplicable.

Por lo tanto, la posición del solicitante debe considerarse correcta.

Se debe enfatizar el requisito absoluto para el Solicitante de mantener la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura.

También debe tenerse en cuenta que la evaluación real del cumplimiento por parte del Solicitante de los requisitos establecidos en la normativa aplicable solo podrá verificarse en el curso del procedimiento de control o fiscal sobre la base de las disposiciones procesales pertinentes.

La interpretación se refiere al evento futuro presentado por el Solicitante y al estatus legal vigente en la fecha de emisión de la interpretación.