Compras comerciales pagadas por el empleado: ¿cómo liquidarlas?

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Un caso bastante común después de contratar empleados es la compra de diversos tipos de bienes y servicios utilizados para su negocio. Sucede que pagan esas compras con dinero privado. ¡Así que veamos cómo liquidar las compras comerciales pagadas por un empleado!

Compras comerciales pagadas por el empleado - liquidación

No está prohibido financiar compras comerciales con dinero privado del empleado. Luego recibe un reembolso basado en las facturas proporcionadas, por supuesto emitidas con datos de la empresa. Dicha operación económica debe documentarse con una declaración apropiada del empleado que confirme la devolución de fondos o con un formulario KW: se emitirá la caja registradora.

Pago anticipado de los gastos incurridos por el empleado

La segunda opción que se utiliza con frecuencia en las empresas que emplean empleados es el pago por adelantado de un anticipo en efectivo para la compra de productos o servicios. Dicho anticipo se paga, por ejemplo, antes de un viaje de negocios, para que el empleado no tenga que gastar su dinero. Después de la devolución, se realiza la liquidación del anticipo y se devuelven los fondos restantes, en su caso.

¿Cómo se deben documentar los gastos?

Hay que tener en cuenta que no solo el emprendedor que realiza compras corporativas está obligado a documentar debidamente los gastos incurridos. Un empleado en un viaje de negocios también debe hacerse cargo de las facturas emitidas correctamente.

De conformidad con el § 11 punto 3 del Reglamento del Ministerio de Hacienda de 23/12/2019 sobre el mantenimiento de un libro fiscal de ingresos y gastos, la base para las anotaciones en el libro son documentos contables, tales como:

  • facturas,
  • Facturas IVA RR,
  • facturas,
  • documentos aduaneros,
  • otras pruebas que confirmen que la transacción comercial se llevó a cabo de acuerdo con su curso real y que contengan todos los elementos especificados en este reglamento.

En situaciones especiales, los recibos o boletos serán suficientes para calificar un gasto dado como costos tributarios. Un ejemplo puede ser el combustible comprado en el extranjero: no hay contraindicaciones para registrar dicho gasto en el KPiR sobre la base de un recibo.

Financiar la compra de una empresa con el dinero del empleado en un ejemplo

La liquidación de los gastos de la empresa incurridos por un empleado en nombre de la empresa difiere en términos de PIT y CIT. Por lo tanto, presentemos ambos asentamientos en los ejemplos.

Liquidación de los gastos de la empresa incurridos por el empleado en el KPiR

Ejemplo 1.

Un empleado en viaje de negocios pagó el hotel en el que la empresa le proporcionó alojamiento. A su regreso, entregó al departamento de contabilidad una factura que documentaba su estadía en el hotel, y luego el departamento de finanzas le devolvió el dinero.

  1. ¿Cómo se debe documentar la transacción de reembolso?
  2. ¿Cómo liquidar la compra financiada con fondos privados del empleado y el reembolso en base a la factura proporcionada? El empleador lleva un libro de impuestos de ingresos y gastos.

Anuncio. 1. Cuando se devuelva el dinero, se debe emitir un documento KW - se emitirá la caja registradora. También puede hacer una declaración confirmando la transferencia de la cantidad indicada al empleado por el costo incurrido en nombre de la empresa.

Anuncio. 2. Una compra financiada con dinero privado del empleado debe contabilizarse de la misma manera que cualquier otra compra de la empresa en la que incurra directamente el empresario. Dependiendo del tipo de gasto incurrido, el costo se registra de la siguiente manera:
columna 10 - compra de bienes y materiales,
columna 11 - costos secundarios de la compra de bienes y materiales,
columna 13 - otros gastos.

Liquidación de los gastos incurridos por el empleado en nombre de la empresa en libros completos

Ejemplo 2.

Supongamos ahora que la empresa mantiene una contabilidad completa. Entonces, ¿cómo debería contabilizarse la transacción?

En el caso descrito, nos ocupamos de los siguientes eventos económicos (en aras de la simplicidad, supongamos que la empresa se beneficia de la exención del IVA):
1. Factura con IVA para la noche

  1. valor del servicio adquirido: 200 PLN
    Tiene la cuenta 201 "Cuentas por pagar" (en análisis: cuenta de un proveedor de servicios específico)
  2. valor del servicio adquirido: 200 PLN
    Wn account 402 "Servicios externos" (en análisis: servicios de alojamiento)
  3. Liquidación de costas: 200 PLN
    Cuenta de débito 550 "Gastos generales de gestión"
    Tiene la cuenta 490 "Liquidación de costas"

2. Reconocimiento de una obligación para con un empleado - Factura con IVA: 200 PLN

Cuenta de débito 201 "Cuentas por pagar" (en análisis: cuenta de un proveedor de servicios específico)
Tiene la cuenta 234 "Otros acuerdos con empleados" (en analítica: cuenta de un empleado específico)

3. Reembolso de gastos al empleado - la caja registradora pagará (KW): 200 PLN

Cuenta de débito 234 "Otras liquidaciones con empleados" (en análisis: cuenta de un empleado específico)
Tiene una cuenta de 100 "Efectivo"

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Reembolso de gastos a la cuenta bancaria del empleado.

En el caso de llevar un libro de impuestos de ingresos y gastos, no importa si la devolución de una compra de la empresa financiada con fondos privados del empleado se hará en efectivo o mediante transferencia. La liquidación de ambas transacciones es la misma. En el caso de llevar libros completos, si el dinero se devuelve a la cuenta bancaria del empleado, la operación debe liquidarse a través de la cuenta 130 "Cuenta corriente". Ejemplo 3.

Respecto al ejemplo anterior, si el empleado fuera reembolsado a su cuenta bancaria, la contabilización sería idéntica en el caso de mantener el KPiR, mientras que si se utilizara la contabilidad completa se tendría que realizar la siguiente contabilización del último hecho económico:

3. Reembolso al empleado - orden de transferencia: 200 PLN

Cuenta de débito 234 "Otras liquidaciones con empleados" (en análisis: cuenta de un empleado específico)
Tiene cuenta 130 "Cuenta corriente"

En resumen, la liquidación de las compras comerciales pagadas con el dinero privado del empleado difiere dependiendo de si el empleador lleva un libro de contabilidad de ingresos y gastos de impuestos o un libro de contabilidad comercial. En el primer caso, la esencia de la liquidación del gasto es solo el reembolso de los fondos al empleado y la posesión de los documentos apropiados que confirmen el costo incurrido. En el caso de llevar una contabilidad completa, todas las transacciones económicas realizadas deben registrarse adecuadamente.