Oficina virtual: varias actividades en una misma dirección

Servicio

Iniciar su propio negocio en Polonia no es fácil y ciertamente no es barato. Es posible que un joven emprendedor aún no tenga ningún cliente y ya esté obligado a pagar cotizaciones mensuales a la seguridad social (en 2019 - 555 PLN). Además, también se necesita un asiento. Si el empresario no puede permitirse alquilar una oficina, puede registrar la actividad en su propio apartamento. Si no tiene tal propiedad, surge un problema, porque los propietarios son muy (muy) reacios a aceptar administrar un negocio en sus apartamentos. Ante tal situación, el emprendedor puede intentar registrar su actividad junto con otros emprendedores en situación similar, en el local alquilado para ello (y así reducir costes) o acudir a una institución, que es una oficina virtual.

La oficina virtual es un "producto" bastante nuevo en el mercado polaco, aún no conocido por todos. Aunque el nombre "virtual" puede estar asociado con "irreal" o hecho para las apariencias y, por lo tanto, disuadido, no hay nada que temer. Estas oficinas son completamente legales y las mejores (y más caras) pueden satisfacer las expectativas de las actividades en las que el secreto profesional es la cuestión primordial (por ejemplo, abogado, abogado o alguacil). Por supuesto, se debe tener en cuenta que el registro de varias actividades bajo una misma dirección no será posible sin cumplir con las formalidades exigidas por la ley. ¿Cuándo se permite tal registro? ¿Qué son las oficinas virtuales? ¿Vale la pena utilizar este servicio? Responderemos estas preguntas en este artículo.

¿Cuándo es posible registrar varias actividades comerciales en una misma dirección?

Como puede verse en la introducción de este artículo, no existen razones por las que varias actividades comerciales deban registrarse en la misma dirección. Sin embargo, para que esto sea posible, cada uno de los empresarios debe tener un título legal sobre la propiedad inmobiliaria. No tiene por qué ser una propiedad, bien puede ser un alquiler o un préstamo.

Las instituciones de alquiler y préstamo están reguladas por la Ley del Código Civil (en adelante, el Código Civil). De conformidad con el art. 680 del Código Civil en relación con broma. 659 del Código Civil, el arrendador se compromete a ceder al arrendatario el local para su uso por un período de tiempo determinado o indefinido, y el arrendatario se compromete a pagar al arrendador el alquiler acordado. Por otro lado, la disposición del art. 710 del Código Civil establece que, mediante el contrato de préstamo, el prestamista se compromete a permitir al tomador, durante un período de tiempo determinado o indefinido, utilizar el artículo (local) que se le entregó de forma gratuita. El préstamo es gratuito. Así, las instituciones mencionadas se distinguen por el hecho de que el alquiler está asociado a la obligación de pagar el alquiler, mientras que el préstamo es gratuito.

El contrato de préstamo celebrado entre familiares directos es muy beneficioso para el prestatario, ya que lo dispuesto en el art. 21 seg. 1 punto 125 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas exime de impuestos a los préstamos entre familiares directos (personas incluidas en los grupos impositivos I y II).

¿Qué es una oficina virtual?

Una oficina virtual es un servicio que consiste en alquilar a un empresario un lugar de trabajo, una dirección y un buzón, proporcionado por una empresa con espacio de oficina e instalaciones de personal para apoyar la oficina. Por lo tanto, esta oficina es virtual solo de nombre, de hecho, como parte de este servicio, los asuntos de la "oficina" del empresario son manejados por el proveedor del servicio.

Los empleados de la oficina virtual aceptarán la correspondencia del empresario, informándole de inmediato sobre la posibilidad de recibirla o visualizarla. A petición de los destinatarios, también pueden archivarlo. Además, si es necesario, escanean las cartas y las envían a la dirección de correo electrónico del cliente. También pueden alojar a los solicitantes en las instalaciones.

Este no es el final de las posibilidades que ofrecen las oficinas virtuales. Las empresas más grandes que ofrecen este servicio proporcionan al empresario un número de teléfono fijo destinado a él y actúan como secretaría, atendiendo sus llamadas o redireccionando las llamadas al destinatario, si es necesario. Además, estas empresas disponen de salas de conferencias donde el emprendedor puede concertar una cita con el cliente, e incluso ofrecen la posibilidad de alquilar una oficina completa en exclusiva.

¿Es legal este sistema empresarial?

Junto con las oficinas virtuales en Polonia, hubo dudas sobre si es posible registrar la sede de la empresa en dicho lugar y, de ser así, si es completamente legal. Como se enfatizó anteriormente, no existen obstáculos para registrar otra actividad en la dirección proporcionada por la oficina virtual. Por tanto, el registro de la sede se ajusta plenamente a la legislación vigente, siempre que la empresa que gestiona la oficina virtual sea la propietaria del inmueble en el que gestiona el servicio o cuente con el consentimiento del propietario del local para subarrendarlo a terceros.

A pesar de lo anterior, elegir una oficina virtual no siempre será una buena idea. El registro es una cosa, pero administrar un negocio es otro tema. Existen tipos de actividades que, por su naturaleza, no serán aptas para realizar en dicha oficina virtual. Mucho también depende del tipo de servicios ofrecidos por la empresa de alquiler de oficinas electrónicas y de lo que ofrece. Y así, como ejemplo, se pueden tomar empresas comerciales que, para poder operar en una oficina virtual, deben poder alquilar una sala de conferencias y una oficina, porque según la interpretación del Director de Tributación Cámara en Cracovia, la empresa puede elegir libremente el lugar de su sede, sin embargo, debe ser la sede real. Por tanto, no basta con alquilar una oficina dedicada únicamente a recibir correspondencia. La junta directiva de la empresa debe tener un lugar donde pueda llevar a cabo las reuniones de la junta. Además, las empresas que realicen actividades que requieran especial confidencialidad y precaución al tratar con los clientes deben elegir cuidadosamente las oficinas virtuales. En el caso de, por ejemplo, las profesiones jurídicas, el empresario (abogado, asesor legal) debe asegurarse de que la empresa que gestiona la oficina electrónica pueda proporcionarle una oficina individual, una sala de conferencias y un armario blindado. en el que podrá mantener sus archivos .clientes.

Teniendo en cuenta lo anterior, conviene precisar que si el tipo de actividad lo permite y la empresa que gestiona las oficinas virtuales es capaz de proporcionar todas las comodidades necesarias, el registro de la sede de la empresa en las instalaciones electrónicas y la gestión de un negocio allí. es totalmente legal. Así lo confirmó el Tribunal Supremo Administrativo en sentencia de 5 de agosto de 2014 (expediente de referencia: II FSK 3549/13), donde manifestó que:

"En las realidades actuales del comercio económico, teniendo en cuenta las tecnologías modernas, las actividades de gestión y las actividades comerciales se pueden llevar a cabo en cualquier lugar, también con el uso de los llamados oficinas virtuales u oficinas de coworking (compartidas) ".

Ventajas y desventajas de una oficina virtual

Para la mayoría de los emprendedores (no solo los principiantes), la principal ventaja de una oficina virtual es el precio. En lugar de pagar el alquiler por el alquiler de su propia oficina, que en una gran ciudad puede superar varios miles de zlotys, el empresario gastará desde varias decenas hasta un máximo de varios cientos de zlotys al mes para alquilar una e-office: oficinas virtuales en el centro. de Varsovia en edificios de oficinas de clase A "exclusivos" cuestan hasta 500 PLN por mes.

Además, las empresas de renombre que prestan el tipo de servicios en cuestión emplean a todo el personal de oficina, desde asistentes hasta contables, que están a disposición del propietario. Por supuesto, si la suscripción no incluye este tipo de servicio, el uso de un asistente estará asociado con una tarifa adicional.

Cuando se trata de administrar un negocio, no puede olvidarse de las cuestiones fiscales. Los empresarios pueden ahorrar por completo todos los gastos relacionados con el alquiler de una oficina electrónica como costos deducibles de impuestos y, por lo tanto, reducir el impuesto sobre la renta calculado. Además, en caso de una inspección por parte de la oficina de impuestos, el arrendador puede aprovechar la experiencia de los empleados de la oficina virtual que, por la naturaleza del trabajo que realizan, tienen contacto frecuente con los inspectores y saben exactamente qué esperar. de tal inspección.

Otra ventaja es el hecho de que el arrendatario de una oficina virtual no tiene que preocuparse por comprar equipos de oficina, como muebles, equipos informáticos, un dispositivo multifunción o un proyector.

Para algunas empresas también es importante que la mayoría de empresas con oficinas virtuales tengan su sede en los centros de las grandes ciudades. Esto tiene un gran impacto en el "prestigio" de la empresa que utiliza la oficina virtual, porque dicha ubicación del asiento tiene un efecto positivo en la percepción de la empresa por parte de contratistas y clientes.

Por supuesto, también existen desventajas en el uso de una oficina virtual. Uno de ellos es la obligación de pagar extra por cada servicio adicional que no esté incluido en la suscripción. Entonces, si resulta que en un mes determinado el emprendedor tiene que mantener más reuniones con los clientes, usar la sala de conferencias de manera extensiva o usar el conocimiento de los empleados de oficina, por ejemplo, en materia de impuestos, la tarifa mensual puede aumentar varias veces desde el varios cientos de zlotys mencionados anteriormente.

Además, la oficina virtual tiene horarios de trabajo específicos, lo que también limita la posibilidad de utilizarla. En tales casos, las horas de trabajo no estándar del propietario o las reuniones nocturnas con los clientes serán una gran dificultad para usar la oficina electrónica.

Tampoco se afirma que la jurisprudencia favorable actual de los tribunales administrativos no cambiará en los próximos años. Las oficinas de impuestos desde la propia aparición del servicio en cuestión en el mercado intentan frenar la actividad de las oficinas virtuales. Todavía hay casos en que se niegan a registrar una empresa en un local electrónico determinado o dificultan que los empresarios que alquilan oficinas virtuales asignen un número de identificación fiscal, es decir, NIP.

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Oficina virtual - resumen

Respondiendo a las preguntas al comienzo del artículo, se debe afirmar de manera inequívoca que el registro de muchas actividades comerciales en una sola dirección es completamente legal. Dependiendo del tipo de negocio, por supuesto, puede haber problemas menores o mayores a la hora de compartir oficina con otras empresas, por lo que antes de decidir combinar varias actividades en un mismo lugar, conviene pensarlo detenidamente y tener en cuenta todas las circunstancias que pueden dar lugar a la oficina de impuestos una excusa para controlar o imponer una sanción.

Entonces, si no hay obstáculos para registrar varias empresas en un solo lugar, el emprendedor tiene pleno derecho a utilizar la oficina virtual. Sin embargo, al elegir un proveedor de servicios específico, vale la pena familiarizarse con el título legal de la empresa que gestiona las oficinas electrónicas para los locales alquilados, si la empresa es propietaria de la propiedad o tiene el consentimiento del propietario de las instalaciones para subarrendarla a terceros, dicha oficina virtual es totalmente legal. Sin embargo, para minimizar todos los riesgos, solo debe elegir entre empresas grandes y experimentadas con una amplia trayectoria en la prestación de este tipo de servicio.