Revisión de la caja registradora: todo lo que necesita saber

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La introducción de un nuevo tipo de caja registradora, es decir, una caja registradora en línea, simplificó significativamente el proceso de solicitud, incluido el proceso de fiscalización. Gracias a esto, los empresarios no tienen que acordarse de registrar la caja registradora en formularios especiales en la oficina de impuestos. Una vez que la caja registradora es fiscalizada por un técnico de servicio, lo único que le queda al empresario es asegurarse de que la caja registradora en línea esté conectada a Internet. El segundo deber importante por parte de los contribuyentes es la revisión de la caja registradora. El no hacerlo puede resultar en graves consecuencias. Revisemos los plazos para revisar la caja registradora y cuál es exactamente el riesgo de incumplimiento de esta obligación.

¿Cuándo necesitas revisar la caja registradora?

La obligación de revisar la caja registradora es impuesta a los empresarios por la Ley del IVA. De conformidad con el art. 111 seg. 3a, punto 4, los contribuyentes que lleven registros por medio de cajas registradoras están obligados a someter las cajas registradoras a una inspección técnica obligatoria por parte de la entidad competente que opera el servicio de caja registradora. De conformidad con § 54 sec. 1 del Reglamento del Ministro de Finanzas sobre las cajas registradoras, se realiza una inspección técnica obligatoria de la caja registradora al menos cada 2 años. Esto significa que no es una operación única.

El tiempo a partir del cual debe contarse el período de dos años es la fecha de la última inspección técnica. Sin embargo, en el caso de la primera inspección técnica, el período de dos años comienza a partir de la fecha de fiscalización de la caja registradora. Tal posición fue confirmada por el Director de la Cámara Fiscal de Varsovia en una carta del 26 de agosto de 2015, IPPP2 / 4512-554 / 15-2 / MMa, en la que podemos leer que:

„(...) la primera inspección técnica de la caja registradora debe realizarse a más tardar 2 años a partir de la fecha de la primera fiscalización, y la realización tanto de la primera inspección como de cada inspección posterior de la caja registradora inicia un nuevo período de dos años para la siguiente inspección obligatoria inspección (…)”. La revisión de la caja registradora debe realizarse al menos cada 2 años, y la fecha se cuenta a partir de la fecha de fiscalización.

Ejemplo 1.

El 30 de julio de 2019, el Sr. Łukasz realizó la fiscalización de la caja registradora en línea. ¿Hasta cuándo debería revisar la caja registradora?

Debido al hecho de que la revisión de la caja registradora debe realizarse al menos cada 2 años, el Sr. Łukasz debe realizarla a más tardar el 30 de julio de 2021. Sin embargo, no existen obstáculos para que la inspección de la caja registradora se realice antes de esta fecha.

El legislador introdujo una excepción al término general de inspección de caja registradora. En el caso de las cajas registradoras utilizadas en los taxis, la revisión debe realizarse con una frecuencia no menor que en las fechas requeridas para su posterior legalización, especificadas en disposiciones separadas sobre control metrológico legal del taxímetro utilizado por el contribuyente para cooperar con la caja registradora. pero no con menos frecuencia que cada 25 meses.

Además, en el caso de utilizar una caja registradora en virtud de un contrato de alquiler, arrendamiento, arrendamiento u otro acuerdo de naturaleza similar, la primera inspección técnica obligatoria debe realizarse después de la puesta en servicio de la caja registradora, antes de la fecha de fiscalización. Debido al estado prolongado de la epidemia de COVID-19 en Polonia, los empresarios que no puedan realizar una inspección de la caja registradora dentro del plazo correspondiente, pueden presentar una solicitud a la oficina para posponer la fecha de la inspección de la caja registradora. El formulario de solicitud se puede encontrar en el artículo: Aplazamiento de la fecha de inspección de la caja registradora: ¿cómo solicitarlo?

Sustitución del módulo fiscal y la inspección de la caja registradora

El módulo fiscal de una caja registradora con un registro en papel o electrónico de una copia o una memoria fiscal en el caso de una caja registradora en línea, en el que se almacenan los recibos emitidos, tiene una capacidad limitada. Si están completamente llenos, el empresario no puede emitir más recibos fiscales y, por lo tanto, registrar las ventas. La solución en tal situación es reemplazar el módulo fiscal / memoria fiscal o reemplazar la caja registradora por una nueva. Al decidir la sustitución del módulo fiscal / memoria fiscal, la inspección técnica obligatoria de la caja registradora debe realizarse en un plazo no superior a 2 años a partir de la fecha de sustitución. La re-fiscalización después de la sustitución interrumpe la inspección técnica anterior.

Tal posición fue confirmada por el Director de la Cámara Fiscal de Varsovia en una carta del 14 de marzo de 2014, IPPP2 / 443-1391 / 13-2 / JW, en la que podemos leer: "(...) Debido a los hechos descritos y las regulaciones antes mencionadas, se debe indicar que las cajas registradoras deben someterse a inspecciones técnicas obligatorias al menos cada 2 años. Por tanto, dado que luego de la sustitución del módulo fiscal de la caja registradora, se realizó la fiscalización (activación) del nuevo módulo fiscal y este hecho se informó a la oficina tributaria competente, por lo que la caja registradora fue liberada para su reutilización, es decir para registrar el volumen de negocios y los importes de impuestos adeudados.

Por lo tanto, la inspección técnica obligatoria de la caja registradora con el módulo fiscal reemplazado debe realizarse al menos cada 2 años, a partir de la fecha de reemplazo del módulo de caja registradora. (...). Por tanto, la sustitución del módulo fiscal de la caja registradora y su fiscalización interrumpe el curso de la inspección técnica previa realizada antes de la sustitución del módulo.”.

Ejemplo 2.

El Sr. Aleksander compra ventas a particulares en una caja registradora en línea. La fecha límite para revisar su caja registradora en línea es el 1 de junio de 2021. Sin embargo, el 15 de febrero de 2021, la memoria de la caja registradora estaba llena. En tal situación, ¿qué debería hacer el Sr. Aleksander si no quiere reemplazar la caja registradora que compró hace 2 años?

Llenar la memoria fiscal imposibilita la emisión de recibos. Por lo tanto, el Sr. Aleksander debe recurrir inmediatamente a los servicios de un técnico de servicio que reemplazará la memoria fiscal y volverá a realizar la fiscalización. Gracias a ello, el señor Alexander no tendrá que realizar el cheque de la caja registradora el 1 de junio de 2021, pues el nuevo período del período de revisión obligatoria de 2 años comenzará a partir del día de la fiscalización de la nueva memoria fiscal de la caja registradora. ¡Comience un período de prueba gratuito de 30 días sin condiciones!

¿Es necesaria la inspección de la caja registradora durante la suspensión de operaciones?

Al suspender la actividad comercial, el empresario no debe vender. Esto no significa, sin embargo, que pierda la posibilidad de utilizar la caja registradora y esté obligado a liquidarla. Por el contrario, todavía tiene obligaciones relacionadas, como la inspección técnica.

De conformidad con § 54 sec. 5 del Reglamento del Ministerio de Hacienda sobre cajas registradoras, el empresario no está obligado a revisar la caja registradora durante la suspensión de operaciones, siempre que no venda. En tal situación, la inspección obligatoria de la caja registradora debe llevarse a cabo después de la reanudación de la actividad comercial, antes de comenzar a llevar registros de ventas.

Ejemplo 3.

La Sra. Danuta suspendió su negocio a principios de 2020 y tiene la intención de reanudarlo solo el 1 de abril de 2021. Sin embargo, el 1 de febrero de 2021 expira el plazo de 2 años para la inspección obligatoria de la caja registradora. En tal caso, ¿está obligada la Sra. Danuta a realizarlo dentro de este plazo a pesar de la suspensión de su actividad?

No, aunque el plazo de 2 años para la inspección obligatoria de la caja registradora cae el 1 de febrero de 2021, la Sra. Danuta puede realizarla solo después de reanudar las operaciones, antes de realizar la primera venta. 

Ejemplo 4.

Piotr suspendió sus actividades el 1 de septiembre de 2020. La fecha límite para la inspección obligatoria de la caja registradora fue el 15 de enero de 2021. Debido a la suspensión de operaciones, el Sr. Piotr no realizó una revisión a esa fecha. El 1 de febrero de 2021 decidió vender un teléfono móvil, que es el activo fijo de una empresa, a un particular. ¿Puede el Sr. Piotr emitir un recibo fiscal por la venta?

Debido a que el día de la venta la caja registradora no tuvo una inspección válida, el Sr. Piotr no puede realizar la venta. En primer lugar, debe realizar una inspección de la caja registradora a pesar de la suspensión de operaciones, y solo entonces debe vender el activo fijo mediante la emisión de un recibo fiscal.

Comprobación de la caja registradora fuera de plazo y sanciones

De conformidad con el art. 111 seg. 6 de la Ley del IVA, los contribuyentes están obligados a devolver las cantidades deducidas o reembolsadas gastadas en la compra de cajas registradoras, si dejan de usarlas dentro de los 3 años desde la fecha de inicio del registro o no reportan la caja registradora al técnico obligatorio. inspección por parte del servicio correspondiente dentro del plazo aplicable, así como en caso de incumplimiento de las condiciones relativas a la deducción de estos importes. Si la inspección de la caja registradora no se lleva a cabo dentro del período aplicable, el empresario está obligado a devolver el descuento por la compra de la caja registradora. La sanción por no realizar la inspección es severa, ya que se traduce en la devolución de la desgravación fiscal a la que tienen derecho los contribuyentes al adquirir cajas registradoras. La obligación surge al final del último día del mes o trimestre en el que se dieron las circunstancias que justificaron la devolución.

Sin embargo, esta no es la única sanción impuesta al empresario por no inspeccionar la caja registradora. De conformidad con el art. 111 seg. 6a de la Ley del IVA, por no someter la caja registradora a una inspección técnica obligatoria por parte de la entidad competente que administra el servicio, el jefe de la oficina de impuestos impone una multa al contribuyente por un monto de 300 PLN. El empresario debe liquidar una multa por un monto de 300 PLN por no inspeccionar la caja registradora dentro de los 14 días posteriores a la fecha de recepción de la decisión sobre su imposición sin una solicitud adicional.

¿Qué es una inspección de caja registradora?

Para realizar una inspección técnica, los contribuyentes deben reportar la caja registradora a la entidad que opera el servicio principal o la entidad que opera el servicio de caja registradora. De conformidad con el § 2 punto 22 del Reglamento del Ministerio de Hacienda sobre cajas registradoras, se considera que la entidad que opera el sitio web principal es:

  • un productor nacional de un tipo determinado de caja registradora que administra su servicio;
  • una entidad que realiza la adquisición o importación intracomunitaria de un tipo determinado de caja registradora y gestiona su servicio;
  • la entidad a la que se le confió la operación del servicio de caja registradora bajo el contrato

- que en términos de organización y mantenimiento del sitio web principal tiene su sede o lugar de residencia o un lugar permanente de negocios en el territorio de Polonia.

Por otro lado, la entidad administradora del servicio de caja registradora es un empresario que gestiona el servicio de caja registradora y está autorizado por el principal proveedor de servicios. La entidad que vende la caja registradora a su usuario está obligada a proporcionar la lista actual de entidades autorizadas que operan el servicio junto con las direcciones de los puntos donde se realizan los servicios de mantenimiento (incluidas las inspecciones técnicas de las cajas registradoras) para un tipo determinado de caja registradora. De conformidad con § 55 sec. 1 del Reglamento del Ministro de Finanzas sobre las cajas registradoras, una inspección obligatoria de una caja registradora incluye verificar:

  • el estado y número de los precintos de la caja registradora y su conformidad con el asiento en el libro de la caja registradora y la documentación relacionada con el servicio prestado;
  • el estado de la caja registradora;
  • legibilidad de los documentos impresos por la caja registradora;
  • el programa de trabajo de la caja registradora y el programa de lectura de la memoria, y en el caso de las cajas registradoras con guardado electrónico de copia - el programa de archivo, su versión en cuanto al cumplimiento de las entradas en el libro de caja registradora y documentación de servicio;
  • funcionamiento correcto de la caja registradora, en particular en el campo de la emisión de documentos fiscales, con la excepción de revisiones de cajas registradoras que no son propiedad del empresario;
  • correcto funcionamiento de la pantalla para el comprador;
  • estado técnico de las baterías o fuente de alimentación interna de la caja registradora;
  • la exactitud de la configuración del reloj de pago.

La revisión de la caja registradora se completa con:

  • haciendo una entrada en la caja registradora de su resultado;
  • en el caso de las cajas registradoras en línea - guardar la inspección técnica en la memoria fiscal;
  • adjuntar las recomendaciones posteriores a la inspección y una copia del documento que confirma la realización de la inspección técnica, en particular una copia impresa del informe de la caja registradora que confirma la inspección, a la caja registradora.

En conclusión, la inspección de la caja registradora es responsabilidad del empresario que debe recordar para no estar expuesto a sanciones y multas adicionales. Todo el proceso de inspección lo realiza un técnico de servicio especializado. El empresario solo tiene que acordarse de concertar una cita para una inspección de la caja registradora antes de que expire el plazo aplicable.