Almacenamiento de facturas electrónicas

Impuesto De Servicio

La facturación es responsabilidad de todos los contribuyentes del IVA. Esta obligación resulta de la ley del impuesto sobre bienes y servicios. Este tema está necesariamente relacionado con el tema del almacenamiento de facturas emitidas.

Facturas en papel y electrónicas

Existe una distinción entre lo que es una factura electrónica y lo que no lo es. Una factura que se crea en formato electrónico pero se presenta a la contraparte en papel no se considera una factura electrónica. Por otro lado, si se realiza en papel, pero se cambia a formato electrónico y se comunica en este formulario, por ejemplo, por correo electrónico, se trata como una factura electrónica. La condición para dicha calificación es no proporcionar al contratista una factura en papel.

Una factura electrónica es una forma de liquidación legalmente aceptada, enviada al contratista en cualquier formato electrónico, por ejemplo, en forma de archivo PDF. Tiene el mismo valor legal que una factura en papel.

Almacenamiento de facturas electrónicas y en papel

Si bien las reglas que rigen el almacenamiento de facturas electrónicas están claramente definidas, surge mucha controversia sobre este tema. Se refieren principalmente a la cuestión de si las facturas deben conservarse en papel o en formato electrónico. Según el Tribunal Supremo Administrativo, almacenar las facturas en ambas formas es perfectamente correcto.

Los contribuyentes deben conservar las facturas, las facturas de corrección y sus duplicados hasta que expire la obligación tributaria. Caduca después de 5 años desde el final del año calendario en el que venció el plazo de pago de impuestos. Deben mantenerse en su forma original, manteniendo la división en períodos contables, de tal manera que se puedan encontrar fácilmente. Cada factura se emitirá en al menos dos copias. El original pertenece al comprador, la copia pertenece al vendedor.

Las reglas para el almacenamiento de facturas electrónicas están reguladas por el Reglamento del Ministerio de Hacienda de 20 de diciembre de 2012 sobre envío de facturas en formato electrónico, las reglas para su almacenamiento y el procedimiento para ponerlas a disposición de la autoridad tributaria o la autoridad de control fiscal.

En par. 6 indica que las facturas enviadas electrónicamente se almacenan desglosadas en períodos de liquidación de cualquier forma que garantice:

  • la autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad de estas facturas desde el momento en que se emiten hasta que expira la obligación tributaria,

  • fácil de encontrar,

  • la autoridad tributaria o la autoridad de inspección tributaria previa solicitud, de acuerdo con regulaciones separadas, acceso inmediato a las facturas.

Las regulaciones no especifican el método exacto de almacenamiento de facturas electrónicas. Pueden almacenarse electrónicamente, por ejemplo, en CD o discos duros. También debe realizar una copia de seguridad sistemática de sus facturas. Como norma, una vez a la semana, pero si la empresa tiene muchos contratistas y, por lo tanto, emite muchas facturas, es recomendable hacerlo con más frecuencia.

Asiento de la empresa y almacenamiento de facturas

Si el contribuyente tiene un domicilio social en el territorio del país, las facturas también deben conservarse en Polonia. La excepción es cuando el empresario puede almacenar facturas electrónicas fuera del país. Sin embargo, en caso de ser necesario, debe permitir, sin demora, a la autoridad tributaria y la autoridad de control fiscal acceder a ellos en línea por medios electrónicos.

Aceptación de la factura electrónica por parte del contratista

Para poder utilizar las facturas electrónicas es necesario el consentimiento del destinatario a esta forma de transmisión del documento. Dicha aceptación puede realizarse tanto en forma escrita como electrónica. También puede ser un consentimiento por defecto, cuando el contratista que recibe las facturas electrónicas no se opone a ello.

La autenticidad e integridad de la factura.

La factura electrónica debe tener garantizada la autenticidad de origen así como la integridad del contenido. La autenticidad de origen significa la certeza de que la factura electrónica fue emitida por la empresa que entregó la mercancía o por el proveedor del servicio. La integridad es una garantía de que no será posible cambiar los datos que deben incluirse en la factura (por lo tanto, las facturas electrónicas no deben enviarse en archivos que permitan su modificación, por ejemplo, doc o xls).

La conservación de estas funciones es para evitar la interferencia de terceros en el contenido del documento. No se ha especificado claramente el método para garantizar la seguridad de las facturas electrónicas. Sin embargo, existen dos métodos básicos, que incluyen: firma electrónica calificada e intercambio electrónico de datos (EDI).

Una firma electrónica cualificada es la más utilizada por las pequeñas y medianas empresas. Se considera una firma manuscrita. Debe tener un certificado calificado, de acuerdo con el Art. 3 punto 2 de la Ley de Firma Electrónica de 18 de septiembre de 2001. El EDI, a su vez, es un sistema de intercambio de datos entre entidades económicas, que se realiza de forma electrónica.

Ventajas de una factura electrónica

Se está volviendo cada vez más popular, por lo que vale la pena considerar los beneficios de utilizar la factura electrónica. Sus mayores ventajas son:

  • archivado sencillo y, por tanto, menores costes,

  • proceso más fácil y rápido de emisión y entrega de facturas,

  • posibilidad de imprimir en cualquier momento,

  • la capacidad de recopilar facturas electrónicas en cualquier lugar (se requiere acceso a Internet),

  • mediante el uso de facturas electrónicas: menor consumo de papel y, por lo tanto, un impacto positivo en la protección del medio ambiente.