Confirmaciones de saldo en la práctica: justificación del incumplimiento

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¿Cómo debe notificarse al contratista que el saldo indicado por él es diferente al monto que se le adeuda que figura en nuestros libros? ¿Qué escribir en este caso en el comprobante B de la confirmación del saldo? ¿Es importante dar la razón del incumplimiento?

Acción - reacción, es decir, el proceso de confirmación de saldos.

El proceso de confirmación de saldos requiere la cooperación del acreedor, es decir, el iniciador y el deudor responsable de la reacción. Más específicamente, consiste en el hecho de que el proveedor envía al comprador un documento que solicita al comprador que confirme el estado de las cuentas por cobrar de una parte y, al mismo tiempo, las responsabilidades, en el caso de la otra parte.

La confirmación del saldo generalmente resulta de los saldos en la Cuenta de Cuentas por Pagar.

¿Existe una plantilla de impresión de "Confirmación de saldo"?

Las regulaciones del balance no definen la plantilla del documento de confirmación del balance. La apariencia de esta impresión depende más de los arreglos internos de la empresa. Sin embargo, la mayoría de las veces consta de dos secciones que suenan similares, generalmente marcadas como A y B. El deudor debe dejar la primera parte para él y la segunda parte debe devolverse al acreedor con una nota apropiada.

Equilibrar partidos

Si existe una coincidencia entre el saldo y las partidas que lo integran, mostradas por el acreedor en el documento de confirmación del saldo y los libros del deudor, es necesario confirmar que el saldo no es discrepante. En tal situación, puede ser una buena idea incluir en el comprobante devuelto "B" la información: "el saldo es correcto" junto con la fecha, el sello y la firma de una persona autorizada.

El saldo no coincide

En el caso de que el deudor encuentre discrepancias derivadas de diferentes asientos y comprobantes contables en sus libros de cuentas en relación con el estado de las cuentas por cobrar por parte del acreedor, se le requiere notificar. Esto se puede hacer, por ejemplo, en el documento de confirmación de saldo que se devuelve. El deudor debe informar en la sección "B" o en la carta adjunta qué elementos no cumplen y explicar dónde surgen estas diferencias.

En caso de que el saldo no coincida, puede dejar la siguiente nota en el documento de confirmación del saldo:
“el saldo es inconsistente, las facturas indicadas (dando sus números y montos) fueron liquidadas mediante transferencia bancaria el… / no fueron recibidas por la empresa”.

La especificación de las discrepancias identificadas también se puede presentar en el estado de cuenta impreso desde el sistema de contabilidad. Además, es importante que la información colocada debajo de la información sea firmada por la persona autorizada, junto con la fecha y el sello de la empresa.

El desajuste de saldo no siempre está justificado

En general, el monto de las deudas pendientes de una parte (es decir, el acreedor) debe ser igual al monto de las obligaciones no impugnadas por la otra parte, es decir, el deudor. Si el deudor recibe la factura con retraso y la registra en sus libros durante el período posterior a la fecha de emisión del documento de confirmación del saldo, esto no significa inmediatamente que el saldo sea incorrecto. En esta situación, sería más razonable decir que la factura se contabilizó en el período incorrecto.

El vendedor puede emitir una factura a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que se prestó el servicio o se entregó la mercancía. Cabe destacar que de esta forma solo se pospone la fecha de pago para el comprador, y no el momento en el que surge la obligación tributaria, que suele determinar el plazo por el que debe contabilizarse la factura.

Gracias al método de confirmación de saldos, al explicar las inconsistencias, la empresa tiene la oportunidad de recibir información valiosa sobre, por ejemplo, el reconocimiento por parte del comprador de las facturas de compra e investigar las razones de su no liquidación. Esto, a su vez, puede aumentar significativamente la probabilidad de que el deudor pague y reducir el monto adeudado al acreedor.