Software para oficinas de contabilidad con datos en la nube

Oficinas Contables

Las oficinas de contabilidad han sido una ayuda invaluable para las pequeñas y medianas empresas en Polonia durante años. Es a través de ellos que las entidades económicas liquidan cuentas con la oficina de impuestos y la ZUS, y muy a menudo también les confían cuestiones de RRHH y nómina. Tal subcontratación no sería posible sin el software adecuado. Cada vez más empresas utilizan la contabilidad en línea, y más oficinas de contabilidad están cambiando de programas instalados en sus computadoras a software en la nube. ¿Cómo elegir un buen software para oficinas de contabilidad?

Digitalización progresiva de la contabilidad

Lamentablemente, una oficina de contabilidad polaca típica todavía está llena de carpetas y uno o más escritorios con computadoras. Sucede que el software instalado en ellos es antiguo, pero actualizado por los productores. Los clientes entregan montones de papeles nuevos, incluidas, en particular, facturas, que se emiten en Polonia por mil quinientos millones anuales.

Sin embargo, la digitalización se ve obligada no solo por los avances tecnológicos, sino incluso por el legislador, quien - deseando endurecer al máximo el sistema tributario - impone nuevas obligaciones que requieren el uso de nuevo software, como la elaboración y envío de la Norma. Audit File o la próxima KSeF, es decir, el Sistema Nacional de Facturas Electrónicas.
Como resultado, tanto los empresarios como las oficinas de contabilidad que los atienden deben trabajar de manera más rápida y eficiente. Una buena solución es la contabilidad en línea y un software para oficinas de contabilidad que operan en la nube y están disponibles a través de Internet.

El mercado de los servicios contables en Polonia

El valor del mercado de servicios contables polaco supera los 5 000 millones PLN. Casi dos millones de pequeñas y medianas empresas (principalmente unipersonales) necesitan servicios. A medida que se crean más y más, cada oficina de contabilidad puede adquirir nuevos clientes en los próximos años. En promedio, hay varias docenas de ellos. Esta forma de contabilidad la utilizan con mayor frecuencia las empresas unipersonales, incluidos los autónomos. El punto es enfocarse en su propio negocio y no preocuparse por regulaciones o actividades contables que prácticamente solo son entendidas por profesionales.

Según el "Informe Usługi Księgowe w Polsce 2013 Edition" de la Fundación para el Desarrollo Empresarial "STARTER", el valor del mercado de servicios de contabilidad de Internet ascendió a 221 millones PLN y su potencial es siete veces mayor. Todavía alrededor del 60% de los emprendedores no confían en las soluciones en línea, pero como saben, esto está cambiando gradualmente: es solo cuestión de tiempo que cambien de papeles a datos almacenados en servidores.

Oficina de contabilidad con datos en la nube

Un ejemplo de lo efectivo y fácil de usar, y al mismo tiempo seguro que puede ser un programa de contabilidad para oficinas de contabilidad, es wCompany para oficinas de contabilidad. Esta solución cubre todos los problemas que tratan las oficinas de contabilidad y también permite la creación y el intercambio de cuentas con los clientes. Así, no solo el contador, sino también su cliente tiene acceso a los documentos almacenados en la nube.

La suscripción mensual de una oficina de contabilidad es una simple derivada del número de clientes atendidos. Por lo tanto, es un servicio muy económico, considerando que incluye no solo acceso 24/7 a software y datos, sino también soporte de expertos.

Por lo que existe contabilidad con lectura automática de datos por OCR sin límite, registros, manejo de notificaciones y declaraciones, un módulo de comunicación con el cliente, herramientas de facturación y un panel para el cliente. Por supuesto, el sistema también incluye un programa de recursos humanos para oficinas de contabilidad.

El conjunto ha sido diseñado para que el funcionamiento sea intuitivo y fácil de aprender tanto para los empleados de la oficina de contabilidad como para los clientes a los que da cuentas. Todas las facturas ahora se pueden generar y almacenar en el sistema, así como enviarlas a los destinatarios. El servidor lleva un libro de impuestos de ingresos y gastos, registro de activos fijos, servicios bancarios y de caja. El emprendedor tiene a su disposición no solo un programa de facturación, sino también un software CRM y de almacén con integraciones de comercio electrónico.

El sistema, por supuesto, está integrado con e-ZUS (¡no es necesario utilizar programas externos como Płatnik!) Y los servidores del Ministerio de Finanzas. Es posible llevar registros del tiempo de trabajo y crear archivos personales electrónicos.

Seguridad ante todo

El sistema wCompany para oficinas de contabilidad cuenta actualmente con unos 500.000 usuarios registrados y se han emitido 41 millones de facturas en la cuenta.Se trata de una enorme cantidad de datos, también los protegidos por las disposiciones del RGPD, por lo que la prioridad es garantizar su absoluta seguridad, así como su disponibilidad ininterrumpida.

Una oficina de contabilidad que lleva a cabo la contabilidad en línea es, por lo tanto, el administrador de los datos personales, así como de los datos financieros confidenciales de sus clientes. Si decide utilizar un sistema basado en la nube, debe estar absolutamente seguro de que el proveedor de la solución garantizará la confiabilidad y seguridad de los datos confiados.

Esto debe consistir principalmente en copias de seguridad periódicas y frecuentes, ubicadas en diferentes servidores, de modo que, en caso de una falla de hardware o un ataque de piratería, se pueda restaurar y acceder rápidamente a los datos correctos. Aquí, el sistema virtual tiene una ventaja sobre los datos almacenados en el disco duro de la computadora. Casi una de cada cuatro fallas de este tipo en una oficina de contabilidad tradicional significa una catástrofe, mientras que los datos en la nube no se almacenan en una, sino en muchas copias y en muchos lugares. El sistema basado en la nube elimina la obligación de crear y proteger copias de seguridad desde la oficina de contabilidad.
También es importante controlar el acceso mediante el inicio de sesión y la contraseña cambiada periódicamente, complementada con el uso del teléfono móvil del usuario, al que se envía un código de acceso adicional. Esa seguridad ya es muy difícil de superar por una persona que desee obtener acceso ilegalmente. Sin embargo, debe recordarse que las personas fallan con más frecuencia que las máquinas: el pirateo de cuentas y sus consecuencias son a menudo el resultado del descuido humano.

GDPR establece requisitos

El sistema de contabilidad en línea debe garantizar la protección de los datos financieros, que es el secreto de todas las empresas, así como los datos personales, esto ya se debe a las disposiciones del GDPR. Es imperativo garantizar todos los derechos de todas las personas cuyos datos estarán en el sistema. También incluyen el derecho a acceder, objetar, editar e información sobre el reenvío de datos. Esto se puede solucionar generando un informe automático de protección de datos.

Una oficina de contabilidad que utilice el sistema en la nube está obligada a celebrar un acuerdo de encomienda de datos con el proveedor.
Por supuesto, cualquier transmisión entre los servidores y las computadoras de los usuarios debe estar cifrada para evitar la interceptación. Por lo tanto, un certificado SSL es imprescindible, fácilmente reconocible a través de https: // en lugar de http: // en la dirección del sitio web.
El proveedor del sistema también debe asegurarse de que se mantenga actualizado, tanto en términos de regulaciones y procedimientos en constante cambio, como en términos de seguridad. Para él, esto significa, entre otras cosas, cooperación con las mejores empresas de hosting, porque la confiabilidad del sistema también depende en gran medida de sus equipos, conexiones y administración profesional del servidor.

Usar un programa de contabilidad en línea le brinda una ventaja

Las oficinas de contabilidad que utilizan software en línea funcionan de manera más eficiente y rápida, porque algunas de las actividades las realiza el sistema. Muchos datos no necesitan introducirse manualmente o reservarse adicionalmente, porque, por ejemplo, la factura generada por el cliente se contabiliza inmediatamente.
La comunicación con el cliente y la circulación de documentos es mucho más fácil, porque el sistema conecta al empresario con la oficina de contabilidad, y a través de ella con las instituciones con las que necesita liquidar cuentas. En una oficina de contabilidad de este tipo no hay paredes forradas con carpetas: el papel se vuelve obsoleto.
Una falla o el robo de una computadora en una oficina de contabilidad no corren el riesgo de perder datos. No se perderán incluso en caso de incendio o inundación de la oficina.
Los bajos costos también son importantes: dado que la suscripción se paga por cada cliente, una oficina pequeña paga menos y una oficina grande más. Esto le permite obtener ganancias independientemente del número de entidades atendidas.