OCR para oficinas de contabilidad: una herramienta eficaz que respalda el proceso contable

Negocio De Servicios

El mercado de los servicios contables está en constante crecimiento. Se establecen nuevas oficinas contables que compiten con los precios, por lo que los precios de los servicios contables no suben significativamente. Así, las empresas que se ocupan a diario de los servicios de contabilidad y teneduría de libros buscan nuevas soluciones que les permitan ahorrar tiempo real y, por tanto, dinero. Uno de ellos es la función OCR para oficinas de contabilidad.

OCR para oficinas de contabilidad

Al principio, vale la pena explicar que la abreviatura OCR significa reconocimiento óptico de caracteres. Su tarea es reconocer el texto de un documento o foto escaneados, lo cual es posible gracias al uso de métodos en el campo del reconocimiento de patrones (clasificados como inteligencia artificial). El escaneo de facturas OCR consiste en leer los elementos relevantes de la factura, tales como:

  • datos del contratista,
  • número de factura,
  • fecha de emisión,
  • tiempo límite de pago,
  • Tipos de IVA,
  • importes neto, IVA y bruto.

Los datos leídos de esa manera solo necesitan verificarse y seleccionarse el esquema de contabilidad apropiado. Por lo tanto, el trabajo humano ya no se trata de una tediosa entrada de datos, solo se basa en el conocimiento de cómo se debe contabilizar un documento determinado.

Escaneo de facturas OCR

Cuando los trabajadores de oficina reciben documentos en papel de los clientes, los escanean por su cuenta. En este caso, necesita un escáner para una oficina de contabilidad que tenga una función de reconocimiento de texto (hoy en día, muchos escáneres tienen esta opción de serie). Se puede contratar a un empleado con competencias más bajas para redactar y escanear documentos.

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Escaneo de facturas por parte de un cliente de la oficina de contabilidad

Cada vez más, los clientes no desean proporcionar documentos en papel y enviar archivos ya escaneados. Es muy conveniente que el contador reciba uno o dos archivos con todos los documentos a granel. Es más difícil si el cliente envía, por ejemplo, 30 archivos en diferentes mensajes de correo electrónico. En este caso, una buena organización del trabajo es extremadamente importante. Un contador que trabaja en el sitio web mojebiuro24.pl puede adjuntar archivos al sistema de forma continua y seleccionar todos los archivos después de fin de mes y ordenar que se lean y se reserven con un solo clic.

El trabajo de un contador puede ser incluso más fácil si damos un paso más, es decir, las oficinas de contabilidad pueden utilizar OCR automático que funciona "en segundo plano". Consiste en el hecho de que el cliente coloca los documentos en el disco de Dropbox conectado al sistema de contabilidad, y la máquina procesa los datos de forma independiente y crea borradores de gastos sin interferencia contable adicional.Gracias a esto, los empleados de la oficina de contabilidad ahorran el tiempo necesario para procesar los datos en el caso de OCR básico. El ahorro de tiempo se puede ver con más clientes y pruebas de eficiencia a lo largo del día.

Proporcionar facturas en forma de fotos.

Otra opción que se está volviendo cada vez más popular entre los clientes modernos es escanear facturas con el teléfono usando aplicaciones como camskanner o Microsoft Office Lens (el programa está disponible para Android e iOS) y enviarlas a una carpeta en un Google Drive o Dropbox. integrado con el sistema contable. Las aplicaciones de escaneo son útiles porque aclaran el documento o enderezan el escaneo si la foto se tomó en el ángulo incorrecto. Esto hace que el reconocimiento automático de facturas sea más eficaz.

Flujo de trabajo óptimo de OCR en una oficina de contabilidad

Puede haber dos casos en el servicio al cliente: el cliente proporciona documentos en papel o envía escaneos y fotos de documentos contables a la vez.

Documentos en formato electrónico

  1. el cliente escanea documentos y coloca archivos en su propio Google Drive o Dropbox
  2. el contador selecciona todos los archivos a principios del mes siguiente y los envía para que se lean mediante OCR. Cada documento publicado pasa automáticamente al disco del cliente a un archivo especial, gracias al cual no habrá error en omitir o publicar doblemente uno de los documentos. Puede omitir este paso y pasar al siguiente si está utilizando OCR automático, gracias al cual se crean borradores de gastos sin la intervención de un contador.
  3. el contador solo verifica la exactitud de los datos y selecciona el esquema de contabilidad apropiado
  4. Los documentos están completamente archivados en formato electrónico.

Documentos en papel

  1. el cliente proporciona los documentos
  2. Los documentos son ordenados y escaneados por un empleado de la oficina de contabilidad.
  3. Los archivos escaneados se descargan al sistema de contabilidad donde se realiza el reconocimiento automático de facturas.
  4. el contador solo verifica la exactitud de los datos y selecciona el esquema de contabilidad apropiado
  5. Los documentos se archivan completamente en formato electrónico y se puede devolver al cliente la versión en papel.

Programa de lectura de facturas

Actualmente, existen muchos programas externos que pueden leer facturas. A menudo, incluso tienen la opción de importar a un sistema de contabilidad seleccionado. Sin embargo, una solución más conveniente es el ingreso automático de facturas, una función que se conecta directamente al sistema de contabilidad. Solo los mejores sistemas de contabilidad tienen tal solución. Las ventajas de este tipo de función incluyen:

  • no es necesario realizar actividades adicionales relacionadas con adjuntar archivos a un sitio web externo e importarlos al sistema de contabilidad,
  • la posibilidad de agregar escaneos de facturas al sistema contable por parte del cliente de forma continua,
  • Soporte de OCR también desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos, siempre que los archivos con escaneos de facturas ya se hayan agregado al sistema de contabilidad.

OCR y ahorros para una oficina de contabilidad

Escanear facturas al software de contabilidad permite ahorros reales. En primer lugar, en el caso de los clientes que utilizan escaneos de documentos, no es necesario imprimirlos. El reconocimiento automático de facturas le permite desarrollar un proceso de contabilidad que evita la necesidad de crear una versión en papel, lo que se traduce en ahorro de tóner, papel y reducción del uso de equipo de oficina.

La segunda ventaja de la función OCR para las oficinas de contabilidad es la falta de la necesidad de involucrar a personas altamente calificadas para la entrada manual de datos. Los contables pueden liquidar empresas más rápidamente o prestar servicios a un mayor número de empresas al mismo tiempo. La función OCR le permite procesar cerca de 400 facturas en una hora. La publicación en sí no causa tanta fatiga, porque no tiene que mirar de la pantalla del monitor al documento en papel que tenemos frente a nosotros de vez en cuando.

Para probar los ahorros en tiempo real en la entrada de datos, sería necesario probar un día contable completo entre la introducción manual de datos y la introducción automática de facturas. Hay que tener en cuenta que el cansancio y por tanto los posibles errores a la hora de introducir datos manualmente suelen aparecer tras unas horas de trabajo.

Otro ejemplo de ahorro es minimizar el riesgo de error en los datos ingresados. Al reescribir datos rápidamente, no es difícil cometer un error en la cantidad de "un cero". Sin embargo, con la entrada en vigor de la obligación de enviar los ficheros JPK IVA mensualmente, el error en el propio número de documento provoca la necesidad de corregirlo. La contabilización de facturas mediante la función OCR permite minimizar estos problemas.

Los propietarios de oficinas tampoco tienen que preocuparse por los gabinetes llenos de papeleo. Todo el archivo estará en el sistema contable con acceso 24 horas al día, 7 días a la semana.

Flujo de trabajo completo de documentos electrónicos

Gracias a la función OCR para oficinas de contabilidad, es posible transferir toda la documentación a una versión electrónica. Si el cliente entrega documentos en forma de escaneos, no es necesario imprimirlos en ninguna etapa del trabajo. Los archivos se adjuntan al sistema de contabilidad, se marcan para su procesamiento por OCR y se contabilizan. Debajo de cada gasto registrado hay un escaneo del documento de origen para que pueda obtener una vista previa en cualquier momento. Si, por otro lado, la oficina de contabilidad utiliza la doble verificación de los documentos contabilizados, la persona de control también puede manejar los escaneos de facturas únicamente, gracias a la opción de verificación de impuestos.