Negociaciones: ¿cómo prepararse para ellas?

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La firma de un buen contrato con un contratista suele ser el resultado del arduo trabajo de un gerente. Al principio, tiene que encontrar un buen socio, pensar en cómo presentarle la oferta de la empresa y luego llevar a cabo las negociaciones. Sin embargo, resulta que la mayoría de las personas que ocupan puestos gerenciales, en la prisa de los asuntos cotidianos relacionados con su trabajo, dedican poco tiempo a prepararse para una actividad tan importante, especialmente para la posterior cooperación con un contratista. Por lo tanto, en este artículo, le mostraremos cómo prepararse bien para las negociaciones.

El papel de los preparativos para las negociaciones

Todo el proceso de negociación depende de la calidad de los preparativos. Una persona bien preparada durante una reunión con un contratista no piensa en cada paso siguiente, sino que actúa de acuerdo con su plan y sabe cómo comportarse en caso de movimientos inesperados del interlocutor.

Para tener tal comodidad de operación, debe dedicar una cantidad adecuada de tiempo a la preparación. Durante ellos, debe recopilar toda la información, ampliar sus conocimientos y habilidades con respecto a las negociaciones. También es una buena idea seguir los pasos a continuación.

Negociaciones - paso I: Definición del tema de negociación

Es mejor comenzar los preparativos para las negociaciones definiendo su tema. Vale la pena hacerlo de manera legible, en forma de una lista de cuestiones y problemas que desea discutir durante la próxima reunión con el contratista. Sin embargo, es importante enumerar no solo las cuestiones que son importantes para nosotros, sino también las que pueda plantear nuestro interlocutor. Por difícil que sea, imagina lo que podría preguntar, lo que es crucial para él, con lo que no está de acuerdo. Si se le ocurren muchas ideas, anótelas todas (incluso aquellas que parezcan tener poca importancia para la negociación en general) para evitar ser sorprendido.

Teniendo una lista de temas y problemas, es bueno dividirlos en bloques temáticos, especialmente cuando planeamos llevar a cabo discusiones bastante complejas. Otra forma es clasificar los temas preparados según su importancia. Ambas formas de organizar la lista mejorarán nuestra conversación.

Negociaciones - paso II: Definición de metas y su importancia

Después de identificar los problemas que desea plantear durante las negociaciones, continúe con la definición de los objetivos a los que deben conducir. Estos arreglos deben hacerse para cada tema por separado, en dos niveles:

  • mínimo: una meta fácilmente alcanzable;

  • máximo - la dimensión de la meta, cuyo logro sería más beneficioso para nosotros.

Al definir los objetivos, se deben tener en cuenta todas las soluciones, incluso las desfavorables. Gracias a esto, estaremos preparados en caso de que no logremos llegar a un acuerdo con el contratista.

También vale la pena crear una jerarquía de nuestras aspiraciones: determinar qué objetivos son los más importantes para nosotros y cuáles podemos hacer concesiones. Esto se puede hacer de dos formas:

  1. enumerar todas las intenciones y asignarles una clasificación, de la más importante a la menos importante;

  2. Enumere todos los objetivos y póngalos de modo que sumen cien. De esta forma, las ofertas individuales se pueden comparar de forma analítica. También puede ver cuáles son las diferencias y cómo estas diferencias afectan el peso general de los objetivos.

Dar rango a las aspiraciones individuales reducirá el riesgo de que el negociador sea manipulado por el interlocutor y decida según sus intereses, olvidándose de los propios. También elimina la probabilidad de una acción impulsiva. Después de analizar los objetivos, debemos pasar a determinar el área de negociación, el nivel en el que es más posible lograr un acuerdo. Contiene soluciones que son realistas para ser elaboradas en el proceso de negociación.

Paso III de las negociaciones: Conocer la situación de la otra parte en las negociaciones

Analizar la situación, los problemas y las aspiraciones de su empresa es muy importante, pero no lo más importante a la hora de prepararse para las negociaciones. Muchos gerentes olvidan que también debe examinar cuidadosamente la situación de su contratista. Nuestras aspiraciones no siempre coincidirán con sus objetivos. Por lo tanto, al analizar su situación, debe pensar en primer lugar en cuáles pueden ser sus objetivos mínimos y máximos. Sobre esta base, es posible predecir qué momentos de las negociaciones serán cruciales. Además, establecer las intenciones del oponente puede ayudar al gerente a prepararse para encontrar soluciones que sean óptimas para ambas partes.

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Negociaciones - Paso IV: Decisión de elegir una estrategia

Hay cuatro estrategias de negociación:

  • activo-cooperativo: consiste en la consideración lógica y detallada de los argumentos de la otra parte, sin reaccionar a los argumentos emocionales y en conversaciones animadas;

  • pasivo-cooperativo: supone comportarse de acuerdo con patrones bien establecidos y normas aplicables, sucumbir a los argumentos del oponente y estar dispuesto a cooperar;

  • lucha activa: el negociador es muy activo, dominante e impulsivo, reacciona espontáneamente, a menudo impone sus argumentos y expresa emociones negativas;

  • lucha pasiva: el negociador utiliza sus habilidades diplomáticas, manteniendo así buenas relaciones interpersonales; además, su comportamiento es abierto, empático y amable.

Después de completar los bollos anteriores, pase a la etapa final de los preparativos: elegir una estrategia de negociación. Antes de decidir utilizar una de las tácticas anteriores, considere cuál se adapta mejor al tema de futuras discusiones. También vale la pena considerar qué estrategia podría elegir nuestro interlocutor. Esto es importante porque si él y nosotros elegimos una estrategia cooperativa, no lograremos los objetivos deseados.

La negociación depende poco de la suerte. Lo que cuenta sobre todo son los buenos argumentos, la capacidad de discutir y encontrar soluciones óptimas. Por eso vale la pena dedicar más tiempo y concentrarse en análisis exhaustivos.