Oficina de contabilidad en línea: ahorre tiempo y dinero

Oficinas Contables

Al decidir iniciar su propio negocio, un futuro emprendedor tiene una idea para un negocio y su implementación en su cabeza. Y aquí, al principio, todo el entusiasmo está algo cubierto con varios problemas que resultan de decisiones difíciles como: ¿Qué forma de tributación elegir? ¿Debo registrarme para el IVA? ¿Dónde conseguir el programa de facturación? ¿Dónde ejecutar la gestión de almacenes? Una oficina de contabilidad en línea viene con una mano amiga.

¿Qué es una oficina de contabilidad en línea?

Una oficina de contabilidad en línea no es solo un servicio de contabilidad de alta calidad que consiste en asesorar sobre la forma adecuada de tributación y la correcta preparación de las declaraciones de impuestos. También es la automatización de procesos lo que te permite ahorrar mucho tiempo, lo que también se traduce en dinero. La cooperación total con dicha oficina está optimizada para el contacto telefónico o por correo electrónico y la entrega de documentos en línea. La conveniencia del emprendedor cuenta aquí.

¿Cómo funciona una oficina de contabilidad online?

En primer lugar, una oficina de contabilidad en línea se especializa en el servicio al cliente a distancia. La propia firma del contrato se realiza sin necesidad de acudir a la oficina. Ha dominado el contacto con el cliente y la recepción de documentos contables. Todavía sucede que los clientes envían documentos en papel por mensajería o por correo, pero cada vez más a menudo se envían por vía electrónica. Hoy en día, los empresarios reciben muchos documentos en forma de facturas electrónicas. En este caso, su impresión es simplemente un desperdicio y los documentos se pueden entregar al contador, por ejemplo, adjuntándolos a un Dropbox / Google Drive integrado con el sistema de contabilidad.

¿Cómo se ve la publicación?

  • el contador selecciona todas las facturas de costos una vez al mes y las envía para su procesamiento por OCR,
  • comprueba la exactitud de la selección de esquemas contables cargados por datos OCR.

La operación anterior puede ser aún más sencilla si el cliente carga las facturas directamente en su panel. Luego, OCR los procesa de manera continua y el contador puede verificarlos en cualquier momento. Por supuesto, la forma más óptima es verificar todos los documentos a la vez después de fin de mes.

Así, el emprendedor obtiene el archivo completo de sus actividades en formato electrónico. En cualquier momento, puede acceder a la factura escaneada para la compra de equipos o reparaciones del automóvil. No tiene que llamar a un contador y esperar a que se verifique la información importante actualmente.

La cooperación con una oficina de contabilidad en línea se centra en la conveniencia del emprendedor. Puede tomar fotos de facturas de costos con su teléfono inteligente en cualquier momento y colocarlas en el disco compartido con el contador.

Montos de impuestos y seguridad social disponibles en línea

La oficina de contabilidad en línea puede proporcionar información sobre los montos de las contribuciones y los impuestos de la ZUS por correo electrónico o SMS, y esta es una actividad estándar. Pero el cliente también tiene la opción de ver de forma independiente el resultado de los cálculos en el sistema contable, e incluso ordenar el pago de pasivos al banco directamente desde este, utilizando la opción de pago rápido.

Los datos financieros de la empresa están siempre a mano

El cliente de una oficina de contabilidad en línea, si es necesario, no tiene que esperar la provisión de análisis, como un estado de ingresos y costos, necesarios, por ejemplo, para recibir una oferta de arrendamiento. En cualquier momento, puede iniciar sesión en su cuenta en el sistema de contabilidad y descargar los datos financieros que necesita.

¿Qué recibe un emprendedor en cooperación con una oficina de contabilidad en línea?

Una oficina de contabilidad en línea ofrece no solo servicios de contabilidad, sino también acceso a herramientas comerciales avanzadas. Como parte de la cooperación con una oficina de este tipo, los empresarios pueden obtener, entre otros:

Programa de facturación online

El sistema de facturación tiene:

  • todos los tipos de facturas que se producen en el comercio nacional, incluidas las facturas estructuradas

  • integración con PEF (plataforma de facturación electrónica)

  • integración con impresoras fiscales

  • descargar datos de contratistas de la Oficina Central de Estadística

  • comprobar un pagador de IVA activo

  • Comprobación del registro de IVA-UE en la base de datos VIES.

  • integración con inteligencia empresarial y canje de deuda

  • apariencia personalizada de facturas

  • envío de facturas por correo electrónico

  • programación de facturas automáticas

Módulo CRM

El sistema con CRM incluye funciones tales como:

  • gestión de contactos

  • historial de facturas de compra y venta relacionadas con un contratista determinado

  • creando tareas

  • gestión del flujo de trabajo de la empresa

  • horario extenso

  • actividades recurrentes, incluida la facturación recurrente

  • generando el libro de correo postal

  • generando solicitudes de pago

Software de almacenamiento

El sistema de gestión de almacenes incluye:

  • almacén para contribuyentes activos y exentos de IVA
  • documentos de almacén PW, RW, PZ, WZ y MM
  • integración bilateral con Allegro
  • venta bajo IVA OSS
  • creando múltiples almacenes
  • unidades de medida de acuerdo con los estándares EU Open Peppol
  • distribución de productos utilizando el método FIFO (seguimiento de la cronología de lanzamientos) y FEFO (el primero caduca, el primero sale)
  • opción para definir umbrales de inventario
  • montaje y desmontaje de productos
  • reservas
  • pedidos a proveedores
  • grupos de precios
  • integración con lectores de códigos de barras

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Otras herramientas importantes

Las herramientas importantes que mejoran la gestión de su propio negocio incluyen:

  • monitorear el estado de las cuentas por cobrar y los pasivos - el sistema tiene la función de verificar el estado de las liquidaciones, con la posibilidad de enviar recordatorios sobre facturas impagas. Gracias a esto, el emprendedor tiene bajo control las finanzas de su empresa;

  • Módulo de cobro de deudas: en caso de retrasos graves en el pago de las facturas de venta, el empresario puede utilizar una serie de herramientas blandas de recuperación de deudas, como enviar una solicitud de pago, una solicitud de pago con intereses, una solicitud final de pago o una nota de interés;

  • Pagos rápidos: al ingresar los gastos en el sistema de manera continua, el empresario puede realizar pagos sobre esta base utilizando la opción de pago a través de Blue Media. Puede adjuntar un enlace a pagos rápidos a las facturas de venta enviadas a los contratistas, gracias a lo cual le será más fácil al comprador pagar y acelerar la recepción de fondos en la cuenta;

  • integración con plataformas de tienda en línea: gracias a la integración, puede automatizar el proceso de emisión de documentos de ventas después de registrar el pedido del cliente de la tienda oa través de Allegro;

  • módulo de efectivo: permite la emisión de documentos y aplicaciones KP y KW para un pago por adelantado, así como la creación de informes de efectivo diarios y mensuales;

  • módulo bancario: le permite importar extractos bancarios para la liquidación rápida de ingresos y gastos
  • kilometraje: si el empresario utiliza un automóvil privado para fines comerciales o debe mantener el kilometraje del IVA (si desea utilizar la deducción del 100% del IVA), puede mantener registros de las rutas recorridas en el sistema. La facilitación es la capacidad de definir rutas (descripción junto con el número de kilómetros), que se guardan en la base de datos. Por lo tanto, al anular las rutas fijas, no es necesario que complete datos detallados cada vez, y solo necesita seleccionar una ruta lista o duplicar la entrada completa con un solo clic;

  • análisis: el empresario tiene una serie de análisis a su disposición, incluidos los relacionados con el nivel de ventas y compras en un período seleccionado, la liquidez financiera o el stock de bienes en stock.

Oficina de contabilidad online en la nube

Una oficina de contabilidad en línea utiliza software en la nube en el modelo Software as a Service (SaaS para abreviar).Implica la compra por parte de la oficina de una suscripción temporal a un sistema que permite el procesamiento de datos en la nube.

La ventaja de esta solución sobre el software de escritorio es principalmente el acceso desde cualquier dispositivo con acceso a la red, a través de un navegador web. Por lo tanto, el empresario puede iniciar sesión en el sitio web en cualquier momento y realizar las acciones necesarias u obtener la información necesaria.

GDPR en una oficina de contabilidad en línea

El sistema de contabilidad en el que se basa la cooperación entre el empresario y la oficina de contabilidad en línea, cumple con los requisitos de las disposiciones sobre protección de datos personales. El sistema tiene funciones tales como:

  • transmisión de datos mediante transmisión encriptada,

  • el inicio de sesión en el sistema está protegido con una contraseña personalizada, que se recomienda cambiar cada 30 días, con la opción de habilitar el inicio de sesión en dos pasos,

  • crear copias de seguridad que se almacenan en un servidor ubicado en una ubicación separada del servidor principal en el Espacio Económico Europeo,

  • control de registros: la información sobre qué datos y quién ingresó al sistema se guarda automáticamente.

Además, debe haber una encomienda formal del procesamiento de datos personales sobre la base de un contrato escrito entre la oficina de contabilidad en línea y el empresario.

El software de contabilidad utilizado por la oficina de contabilidad en línea permite a los usuarios del sitio web preparar e imprimir un informe GDPR para cada persona cuyos datos se procesan. Contiene información sobre, entre otras cosas, la fecha de la primera entrada de datos en el sistema y su contenido, el identificador del usuario que ingresa los datos o la objeción recibida.

¿Cuánto cuesta una oficina de contabilidad en línea?

El cliente de dicha oficina paga solo por el servicio de contabilidad, y aquí la valoración generalmente se realiza individualmente sobre la base de información sobre la cantidad de documentos o el nivel de complejidad y eventos que ocurren en la empresa.

Por otro lado, obtiene herramientas comerciales de forma gratuita, incluida la facturación, la gestión de almacenes, el seguimiento de las finanzas de la empresa, un módulo de gestión de contactos - CRM o un módulo de cobro de deudas.

Pueden surgir tarifas adicionales por la voluntad de utilizar opciones especiales, como IAI Printer, que es un programa externo para manejar la emisión de recibos fiscales en el sistema con una impresión en una impresora fiscal.

La ventaja de una oficina de contabilidad en línea sobre una oficina tradicional

La oficina de contabilidad en línea funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Puede enviar documentos en cualquier momento, con una pequeña cantidad de documentos, incluso pueden ser fotos tomadas por teléfono y enviadas al sistema de contabilidad de la oficina de contabilidad. Puede enviar una pregunta a su contador en cualquier momento. Y lo más importante: en cualquier momento y desde cualquier lugar, puede iniciar sesión en el sistema de contabilidad, verificar los cálculos de impuestos y seguridad social, obtener información sobre los resultados financieros de la empresa, emitir una factura duplicada o ver facturas de costos de meses anteriores. Estas son opciones que no puede ofrecer una oficina de contabilidad tradicional. La oficina de contabilidad en línea también es resistente a cualquier evento aleatorio como:

  • bloqueo duro: puede trabajar en cualquier lugar, no necesita estar en la oficina para esto,
  • Robo de equipos informáticos de oficina o eventos inesperados como una inundación: no se almacenan datos directamente en el disco de la computadora, solo en la nube.

El futuro pertenece a las oficinas de contabilidad online

Ya en 2013, el informe de la Fundación Starter mostraba que a la hora de adquirir nuevos clientes, las oficinas de contabilidad deben tener en cuenta el valor añadido que pueden ofrecerles a la hora de utilizar sus servicios contables. Se determinó que el acceso del emprendedor a través de un navegador web, entre otros para los informes financieros actuales para una oficina de contabilidad moderna ya es un estándar necesario, y para el cliente es uno de los factores que determinan la elección de una oficina de contabilidad.

El informe PARP sobre la situación del sector de las pequeñas y medianas empresas en Polonia de 2017 muestra que en 2011-2015 se observó un aumento en el uso de Internet por parte de las empresas (el número de empresas que utilizan conexiones móviles está creciendo con especial rapidez) . En 2016, más del 93% de las empresas se conectaron a Internet desde computadoras y casi el 65% utilizó Internet en dispositivos móviles. De ahí que las oficinas de contabilidad online cumplan con las expectativas de los emprendedores con su oferta, brindándoles no solo soporte contable, sino también herramientas para el servicio online integral de su negocio.

¿Cómo encontrar una oficina de contabilidad en línea?

El sitio web de wFirma para oficinas de contabilidad reúne modernas oficinas de contabilidad que brindan servicios de contabilidad profesionales y, como parte de la cooperación, el empresario recibe una serie de herramientas para facilitar la gestión de su propio negocio. Por el lado del empresario, solo existe la opción de una oficina específica del directorio en línea disponible de oficinas de contabilidad.

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