Fallo de la caja registradora: ¿qué se debe hacer?

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Los emprendedores se enfrentan a todo tipo de problemas. Algunos de ellos pueden prevenir, pero también hay algunos que no se pueden predecir. Una de esas situaciones es la falla de la caja registradora. Veamos qué hacer cuando falla la caja registradora o se pierde la conexión a Internet en el caso de una caja registradora en línea.

Fallo de la caja registradora y posibles sanciones

De conformidad con el art. 111 seg. 2 de la Ley del IVA, en una situación en la que el empresario no cumple con la obligación de registrar la venta en la caja registradora, la autoridad fiscal le impone una sanción por el monto del 30% del monto del impuesto soportado sobre la compra de bienes y servicios. Esta sanción se determina por el período desde el cese hasta la reanudación del registro de ventas en la caja registradora. En relación con las personas naturales que sean responsables del mismo hecho por delito fiscal o por delito fiscal, no se establece obligación tributaria adicional. Por tanto, una venta sin caja registradora puede imponer una sanción del 30% del importe del IVA cobrado al empresario hasta que se reanude la venta en la caja registradora. Sin embargo, el fallo de la caja registradora no significa que se apliquen sanciones en todos los casos. La solución que puede tomar un empresario en caso de falla de la caja registradora es registrar las ventas en la caja registradora de reserva. De conformidad con el art. 111 seg. 3 de la Ley del IVA, si es imposible registrar las ventas con el uso de una caja registradora de reserva, el contribuyente no puede vender.

Sin embargo, si el empresario, a pesar del fallo de la caja registradora y la falta de una caja registradora de reserva, realiza la venta sin registrarla en la caja registradora, será multado. De conformidad con el art. 62 § 4 del Código Penal y Fiscal en el caso de:

  • ventas sin pasar por la caja registradora, ya sea
  • no emitir un documento de la caja registradora que confirme la venta, es decir, un recibo fiscal

- El empresario será multado con hasta 180 tarifas diarias. En 2021, la tarifa diaria oscila entre 93,34 PLN y 37.333,33 PLN. Esto significa que una venta sin caja registradora está sujeta a una multa de entre PLN 16.801,20 y PLN 6.719.999,40.

Ejemplo 1.

La Sra. Katarzyna tiene una caja registradora fiscal con registro electrónico de copias. Se rompió a principios de mes. La Sra. Katarzyna tiene una caja registradora fiscal de reserva, pero sin una inspección importante. ¿Puede seguir vendiendo con récords de ventas adicionales?

No, si la Sra. Katarzyna no quiere estar expuesta a sanciones o multas, debería dejar de vender a particulares y agricultores a tanto alzado hasta que se repare la caja registradora o se inspeccione la caja registradora de reserva. La sanción del 30% se impone a las entidades que no realizan negocios como personas físicas. En el caso de una empresa unipersonal, la sanción impuesta es una multa de hasta 180 tarifas diarias.

Fallo de la caja registradora en línea: no hay conexión a Internet

Los empresarios que utilicen una caja registradora en línea en sus actividades están obligados a asegurar su conexión a Internet.Gracias a esto, la caja registradora está constantemente conectada con el Repositorio Central de Cajas registradoras. Sin embargo, puede suceder que la conexión a Internet se pierda debido a una falla. En tal situación, se debe considerar si la conexión se ha perdido temporal o permanentemente. De conformidad con el art. 111 seg. 3ab de la Ley del IVA

si, por causas ajenas al contribuyente, no es posible conectarse al Repositorio Central de Cooperativas de Crédito:

  • temporalmente: el contribuyente está obligado a mantener registros de ventas y garantizar esta conexión tan pronto como estas razones dejen de existir;
  • permanente - el contribuyente está obligado a mantener registros de ventas y, con el consentimiento del jefe de la oficina de impuestos, asegurar esta conexión en los intervalos acordados con el jefe de la oficina de impuestos.

Ejemplo 2.

El Sr. Łukasz vende usando una caja registradora en línea. El 1 de febrero de 2021, perdió temporalmente su conexión a Internet y, por lo tanto, la caja registradora en línea no estaba conectada al Repositorio Central de Cajas registradoras. ¿Debería el Sr. Łukasz dejar de vender en tal situación hasta que se restablezca la conexión a la red?

Si la conexión a Internet se ha perdido temporalmente, el Sr. Łukasz puede realizar ventas, pero debe mantener registros de ventas adicionales. Además, debe hacer todo lo posible para garantizar que se restablezca esta conexión.

Ejemplo 3.

El Sr. Aleksander utiliza una caja registradora en línea en su actividad. Debido a problemas con el proveedor de Internet, perdió permanentemente su conexión a la red. En tal situación, ¿puede el Sr. Aleksander mantener registros de ventas adicionales y seguir vendiendo?

Sí, el Sr. Aleksander debe mantener registros de ventas adicionales, pero está obligado a comunicarse con el jefe de la oficina de impuestos para determinar los intervalos de tiempo en los que deberá asegurar la conexión de su caja registradora con el Repositorio Central de Cajas registradoras.

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La obligación de conectar la caja registradora en línea con el depósito central de la caja registradora no requiere acceso a Internet todo el tiempo. Si se pierde la conexión a Internet o se avería la caja registradora fuera del horario laboral del empresario, es decir, cuando el empresario no vende de forma habitual, no hay obligación de informar al responsable de la oficina de impuestos sobre este hecho. Esta posición está confirmada por la interpretación individual del Director de Información Tributaria Nacional del 24 de noviembre de 2020, 0114-KDIP1-3.4012.601.2020.1.KP, en la que leemos que:

„(...) La solicitante no necesita tener la caja registradora encendida y conectada a Internet cuando no está en la empresa y no vende los dispositivos. Sin embargo, se debe indicar que la Solicitante debe encender la caja registradora mientras trabaja en la empresa y durante las ventas, (...) incluso cuando no está vendiendo, pero está en la empresa y lista para la venta, debe tener el caja registradora en línea encendida y conectada a Internet”.

Venta sin caja registradora debido a una falla: ¿qué hacer?

Si el comerciante realiza la venta sin pasar por la caja registradora, debe corregir su error tan pronto como lo detecte. En tal situación, cuando se elimina la falla de la caja registradora, debe comprar inmediatamente la venta perdida. Si este evento tiene lugar al final del mes o año, la venta debe mostrarse en el período en el que realmente tuvo lugar.

Ejemplo 4.

El 1 de febrero de 2021, la señora Natalia descubrió que la caja registradora que estaba usando se había descompuesto y no registró la venta que tuvo lugar el 31 de enero de 2021. ¿Cómo debe actuar la Sra. Natalia en tal situación para evitar sanciones?

En primer lugar, la señora Natalia debería comprar inmediatamente la venta en la caja registradora el 1 de febrero de 2021. Al reservar el informe periódico de la caja registradora para enero de 2021, debe aumentarlo por el valor de las ventas que no se incluyeron en él, y se realizaron en enero. Sin embargo, al publicar el informe periódico de la caja registradora de febrero, debe reducir el resumen del informe en esta cantidad, para que la venta no se duplique.

Perforar las ventas omitidas en la caja registradora después de reparar una falla en la caja registradora es el primer paso que los empresarios deben recordar. Otro es el sometimiento de los llamados duelo activo en relación con la comisión de un acto prohibido. Artículo 16 § 1 del Código Penal Fiscal:

No se sanciona al autor que, tras cometer un acto prohibido, notifique este hecho a la fiscalía, revelando las circunstancias relevantes de dicho acto, en particular las personas que cooperen en su comisión.”.

La admisión voluntaria a la venta sin caja registradora puede proteger al empresario de la imposición de sanciones, siempre que el acto prohibido cometido (en este caso, la venta sin caja registradora) haya sido subsanado y el contribuyente haya pagado los eventuales atrasos tributarios en este respeto. El duelo activo puede enviarse en formato electrónico, más sobre esto en el artículo: Duelo activo electrónico: ¿qué elementos debe contener? En resumen, la falla de la caja registradora no tiene por qué imponer sanciones al empresario. En este caso, es importante reaccionar rápidamente a la situación que se ha presentado. Vale la pena tener una caja registradora de reserva, que ha sido confiscada y tiene un panorama actualizado. En el caso de una caja registradora en línea que ha perdido la conexión a Internet, es necesario determinar si la conexión se ha perdido temporal o permanentemente para poder tomar las medidas adecuadas. Sin embargo, si hay una situación en la que la venta no está estampada en la caja registradora, debe registrarla inmediatamente en la caja registradora y enviar a la oficina de impuestos el llamado duelo activo.